Hướng dẫn định khoản tiền lương phải trả cho nhân viên chi tiết

Định khoản tiền lương phải trả cho nhân viên và các khoản trích theo lương là công việc quan trọng trong kế toán nhân sự. Nhân viên kế toán tiền lương phải chịu trách nhiệm tính và hạch toán tiền lương dựa trên các yếu tố như bảng chấm công, phụ cấp, thưởng và nhiều yếu tố khác. 

Tuy nhiên, quản lý tiền lương nhân sự trong doanh nghiệp là một quá trình phức tạp. Cách định khoản tiền lương và các khoản trích theo lương đòi hỏi sự cẩn thận và kiến thức chuyên môn cao. Để hiểu rõ hơn về các định khoản tiền lương phải trả cho nhân viên, bạn hãy theo dõi bài viết sau đây nhé!

Tài khoản nào được dùng để định khoản tiền lương?

Quy trình định khoản tiền lương liên quan đến việc xác định các tài khoản nợ và tài khoản có, cũng như số tiền cụ thể. Trong trường hợp này, tài khoản sử dụng để định khoản tiền lương là tài khoản 334 – Phải trả người lao động. Tài khoản này bao gồm TK 3341 – Phải trả cho công nhân viên và TK 3348 – Phải trả cho người lao động khác.

Nội dung của tài khoản 334 là để phản ánh các khoản thanh toán liên quan đến tiền lương, tiền công, tiền thưởng, trợ cấp bảo hiểm xã hội và các chi phí khác thuộc về thu nhập của người lao động.

Hiểu rõ về các tài khoản nào được dùng để định khoản tiền lương

Kết cấu:

• Bên Nợ:

Những khoản phải khấu trừ vào tiền lương/tiền công cho người lao động.

Tiền lương/tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản khác đã trả/ứng trước cho người lao động.

• Bên Có:

Tiền lương/tiền công và những khoản khác cần phải trả cho người lao động.

Cách định khoản tiền lương phải trả cho nhân viên dành cho kế toán

Định khoản tiền lương phải trả cho nhân viên dành cho kế toán bao gồm:

1. Lập bảng tính lương cho nhân viên hàng tháng và phân bổ cho các đối tượng dựa trên các chứng từ kế toán liên quan.

• Nợ TK 622 – Tiền lương cần trả cho công nhân trực tiếp sản xuất.
• Nợ TK 627 (6271) – Tiền lương lao động gián tiếp và nhân viên phân xưởng.
• Nợ TK 641 (6411) – Định khoản tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng.
• Nợ TK 642 (6421) – Tiền lương phải trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp.
• Nợ TK 241 – Tiền lương sửa chữa tài sản cố định và công nhân xây dựng cơ bản.
• Có TK 334 – Tổng tiền lương trong tháng của người lao động.

2. Ghi chép về chi phí tiền ăn trưa và tiền ăn theo ca cho người lao động.

• Nợ TK 622 – Chi phí ăn trưa, ăn theo ca của công nhân trực tiếp sản xuất.
• Nợ TK 627 (6271) – Chi phí ăn trưa, ăn theo ca của lao động gián tiếp và nhân viên tại phân xưởng.
• Nợ TK 641 (6411) – Chi phí ăn trưa, ăn theo ca cho nhân viên bán hàng.
• Nợ TK 642 (6421) – Chi phí ăn trưa, ăn theo ca cho nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp.
• Nợ TK 241 – Chi phí ăn trưa, ăn theo ca của công nhân xây dựng cơ bản, sửa chữa tài sản cố định.
• Có TK 334 – Tổng chi phí ăn trưa, ăn theo ca trong tháng của người lao động.

3. Khoản tiền thưởng cần chi trả cho người lao động.

• Nợ TK 353 (3531) – Thưởng thi đua cho cá nhân/phòng ban từ quỹ khen thưởng.
• Nợ TK 622 – Tiền thưởng cho các công nhân trực tiếp tham gia sản xuất.
• Nợ TK 627 (6271) – Tiền thưởng của nhân viên lao động gián tiếp và phân xưởng.
• Nợ TK 641 (6411) – Tiền thưởng cho các nhân viên bán hàng.
• Nợ TK 642 (6421) – Tiền thưởng của nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp.
• Nợ TK 241 – Tiền thưởng sửa chữa tài sản cố định và công nhân xây dựng cơ bản, 
• Có TK 334 – Tổng tiền thưởng phải trả cho người lao động.

4. Những khoản khấu trừ vào mức thu nhập của người lao động.

• Nợ TK 334 – Mức tiền cần phải khấu trừ.
• Có TK 338 – Những khoản trích theo lương trừ mức thu nhập của người lao động.
• Có TK 333 (3335) – Thuế thu nhập mỗi cá nhân.
• Có TK 141 – Khoản tiền tạm ứng trừ vào tiền lương.
• Có TK 138 – Những khoản bồi thường về vật chất.

5. Thanh toán tiền lương và các khoản khác cho người lao động

• Nợ TK 334 – Các khoản chi phí đã thanh toán.
• Có TK 111 – Tiền mặt.
• Có TK 112 – Tiền gửi vào ngân hàng.

6. Thanh toán lương cho người lao động bằng các sản phẩm

• Phản ánh giá vốn
• Nợ TK 632.
• Có TK 155, 154, 156.
• Phản ánh doanh thu
• Nợ TK 334.
• Có TK 511 (5111, 5112).
• Có TK 3331.

7. Kế toán phải kết chuyển số tiền lương của người lao động đi vắng chưa lĩnh vào cuối kỳ.

• Nợ TK 334.
• Có TK 338 (3388).

8. Trả lương cho người lao động vắng mặt vào kỳ nhận lương, nay đã về

• Nợ TK 338.
• Có TK 111, 112.

Đâu là giải pháp tối ưu quy trình định khoản tiền lương cho doanh nghiệp?

Dịch vụ quản lý tiền lương (Payroll Service) đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết mọi công việc liên quan đến quản lý tiền lương, bao gồm định khoản tiền lương phải trả cho nhân viên, thống kê lương, tính toán thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm và các báo cáo liên quan đến tăng/giảm nhân sự, cũng như theo dõi và quản lý nhân sự. 

Dịch vụ này sử dụng các phần mềm thông minh và được thực hiện bởi đội ngũ chuyên viên có kinh nghiệm, giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng về thủ tục hành chính, tập trung hơn vào hoạt động sản xuất và kinh doanh. Cho nên, đây được coi là giải pháp tối ưu quy trình định khoản tiền lương phải trả cho doanh nghiệp hiệu quả.

Giới thiệu về dịch vụ Payroll – quản lý tiền lương của MPHR

Hiện nay, MPHR đã có dịch vụ Payroll để giúp quản lý tiền lương cho các doanh nghiệp. Dịch vụ này phù hợp với các doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam, doanh nghiệp SMEs và doanh nghiệp Startup.

Dịch vụ Payroll của MPHR cung cấp giải pháp toàn diện cho quản lý tiền lương, bao gồm xây dựng hợp đồng lao động, lập bảng lương và tính toán chi trả lương. Đồng thời, MPHR thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, quyết toán thuế thu nhập cá nhân và báo cáo biến động nhân sự. 

Hơn nữa, dịch vụ này cũng cam kết bảo mật thông tin, giúp doanh nghiệp tránh khỏi rủi ro liên quan đến việc quản lý dữ liệu nhân sự. Đồng thời, sự chuyên nghiệp và kinh nghiệm của đội ngũ chuyên gia giúp doanh nghiệp tiếp cận những giải pháp pháp lý hiệu quả và nhanh chóng. 

Dịch vụ Payroll – quản lý tiền lương của MPHR

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ quản lý tiền lương MPHR:

• Xử lý nhanh chóng, chính xác và kịp thời.
• Giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí.
• Giảm áp lực công việc cho phòng nhân sự.
• Bảo mật thông tin đảm bảo, tránh những gian lận xảy ra trong quá trình tính lương.
• Tuân thủ đầy đủ theo các Luật lao động.
• Nhận tư vấn giải pháp pháp lý chuyên sâu về các vấn đề liên quan đến tiền lương.

Có thể thấy, định khoản tiền lương phải trả cho nhân viên là quá trình bắt buộc, không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Thế nhưng, công việc hạch toán và định khoản tiền lương không hề đơn giản, đòi hỏi sự chuyên nghiệp và chính xác cao. Bên cạnh đội ngũ nhân sự chất lượng, sử dụng các công cụ hỗ trợ cũng là một trong những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý tiền lương một cách hiệu quả. 

Nếu bạn đang cần một giải pháp tối ưu quy trình định khoản tiền lương phải trả cho nhân viên, thì dịch vụ Payroll đến từ MPHR sẽ là lựa chọn hiệu quả dành cho bạn. Bạn quan tâm và muốn tìm hiểu thêm về dịch vụ này thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được sự tư vấn cụ thể và chi tiết nhé!