Kế hoạch nhân sự – Quy trình và cách thực hiện kế hoạch hiệu quả cho doanh nghiệp

Kế hoạch nhân sự không chỉ là một phần quan trọng trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp mà còn là chìa khóa quyết định đến sự thành công và bền vững của tổ chức. Việc xây dựng một kế hoạch nhân sự chặt chẽ và hiệu quả không chỉ giúp tăng cường năng suất làm việc mà còn tạo nên môi trường làm việc tích cực và động lực cho đội ngũ. 

Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh, kế hoạch về quản lý, phát triển và tuyển dụng nhân sự chính là công cụ quan trọng để doanh nghiệp duy trì và phát triển vững mạnh. Sau đây, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết về các bản kế hoạch nhân sự cho công ty cũng như cách lập kế hoạch cho phòng hành chính nhân sự hiệu quả nhất.

Kế hoạch nhân sự là gì?

Quy trình kế hoạch nhân sự là bước quan trọng trong việc xây dựng chiến lược tổ chức, thường được thực hiện bởi nhóm lãnh đạo nhân sự. Trong quá trình này, công ty đánh giá và xác định nhu cầu về nhân sự để đảm bảo đáp ứng được mục tiêu tổ chức. Nói một cách đơn giản, kế hoạch về nhân sự giúp định rõ số lượng và loại nhân viên cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ của doanh nghiệp.

Hiểu rõ về kế hoạch năm của phòng hành chính nhân sự

Các thách thức cụ thể mà trong kế hoạch cần đặt ra bao gồm việc quyết định công việc cụ thể cần được thực hiện, xác định số lượng nhân viên cần tuyển dụng và định rõ kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc. Đồng thời, kế hoạch này cũng đặt ra câu hỏi về những kỹ năng cần được đào tạo thêm, cũng như kiểm tra xem có những kỹ năng nào có thừa và cần được điều chỉnh trong lĩnh vực cụ thể nào.

Kế hoạch nhân sự có thể được ứng dụng rộng rãi, có thể áp dụng cho cả tổ chức hoặc tập trung vào các nhóm, bộ phận nhỏ, thậm chí là các dự án cụ thể. Ví dụ, nếu mục tiêu kinh doanh của công ty tập trung vào việc mở rộng đội ngũ bán hàng trong năm tới, một mẫu kế hoạch của phòng hành chính nhân sự tốt sẽ giúp chuẩn bị cho bộ phận bán hàng để đáp ứng sự mở rộng này bằng cách tuyển dụng những người có kỹ năng phù hợp vào thời điểm thích hợp.

>>> Các bạn có thể tham khảo thêm: 5 bước để tạo kế hoạch phát triển nhân viên

Tại sao cần phải xây dựng bản kế hoạch nhân sự cho doanh nghiệp?

Kế hoạch nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng nhằm đánh giá và xác định nhu cầu nhân sự của tổ chức, doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc xây dựng kế hoạch còn có những ý nghĩa sau đây:

Hình thành đội ngũ nhân viên lý tưởng

Một kế hoạch chi tiết và rõ ràng không chỉ giúp doanh nghiệp hình thành đội ngũ nhân viên lý tưởng mà còn tạo ra một chiến lược phát triển doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất. Từ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí liên quan đến tuyển dụng và đào tạo nhân sự, dựa trên nguồn thông tin phân tích và dự báo chính xác về số lượng và chất lượng nhân sự cần thiết.

Tối ưu hóa trong phân bổ nguồn lực

Kế hoạch rõ ràng cũng sẽ đem đến sự tối ưu hóa trong phân bổ nguồn lực, ví dụ như việc đặt nhân sự vào vị trí phù hợp, giúp tăng cường hiệu suất làm việc bằng cách đặt đúng người vào đúng công việc. Đồng thời, doanh nghiệp có thể đầu tư vào việc bồi dưỡng và giữ chân nhân viên trong thời gian dài, tạo điều kiện cho sự ổn định và nâng cao khả năng làm việc của đội ngũ nhân sự. 

Tất cả những yếu tố này cùng nhau góp phần quan trọng vào việc tăng cường khả năng và hiệu suất của đội ngũ nhân sự, điều này được coi là một yếu tố không thể thiếu để doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ.

Xây dựng chiến lược hoạt động linh hoạt

Hiểu rõ và dự báo những thách thức trên thị trường lao động, từ đó có khả năng đáp ứng nhanh chóng, điều chỉnh và xây dựng chiến lược hoạt động linh hoạt nhằm thích nghi với môi trường biến động.

Xác định nguồn lực còn thiếu trong bộ máy nhân sự

Xác định chính xác những kiến thức và kỹ năng còn trống rỗng trong nguồn lao động hiện tại, so với những yêu cầu tương lai. Giảm thiểu khoảng cách bằng cách triển khai các chương trình đào tạo nhân sự một cách có chặt chẽ và linh hoạt, đảm bảo rằng nhân viên sẽ luôn đáp ứng được những yêu cầu ngày càng cao của thị trường lao động.

Các bước cần thiết để lập kế hoạch nhân sự hiệu quả

Để lập kế hoạch nhân sự một cách hiệu quả và chuyên nghiệp nhất, bạn có thể tham khảo quy trình sau đây:

Tham khảo quy trình cần thiết để lập kế hoạch về quản lý, tuyển dung, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực hiệu quả

Bước 1: Lập mục tiêu

Mục tiêu là hướng dẫn mà tổ chức hướng đến trong một khoảng thời gian nhất định. Việc xác định mục tiêu một cách rõ ràng sẽ là chìa khóa quan trọng giúp kế hoạch được xây dựng một cách linh hoạt và có hiệu quả hơn.

Ví dụ, nếu một tổ chức đặt ra mục tiêu kinh doanh là mở rộng thị trường sang các nước Đông Nam Á trong vòng 3 năm tới, đội ngũ nhân viên cần phải có trình độ ngoại ngữ và kinh nghiệm làm việc trong môi trường quốc tế. Dựa trên mục tiêu này, kế hoạch nhân sự có thể được thiết lập như sau:

• Tăng tỷ lệ nhân viên có trình độ ngoại ngữ đạt chuẩn lên 80% trong vòng 3 năm.
• Đạt được tỷ lệ nhân viên có kinh nghiệm làm việc trong môi trường quốc tế là 50% trong vòng 3 năm.

Bước 2: Phân tích thực trạng nhân sự của doanh nghiệp

Đánh giá tình hình nhân sự là một bước quan trọng trong việc đánh giá hiện trạng nhân sự của tổ chức và xác định các yếu tố quan trọng liên quan đến nhân sự. Bước này giúp đội ngũ quản trị nhân sự có cái nhìn tổng quan về nguồn nhân lực hiện tại, bao gồm kỹ năng và năng lực của nhân viên, đồng thời nhận diện các vấn đề hoặc thách thức trong lĩnh vực nhân sự, như số lượng nhân viên, vị trí công việc, kỹ năng, chức danh, thâm niên, kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, giới tính, tuổi tác, tình trạng sức khỏe, mức độ hài lòng với công việc,…

Thông qua việc phân tích tình hình nhân sự, doanh nghiệp có thể xác định những ưu điểm và nhược điểm của nguồn nhân lực hiện tại, từ đó đề xuất kế hoạch phát triển nguồn nhân lực sao cho phù hợp với mục tiêu và chiến lược kinh doanh của mình.

Bước 3: Dự đoán nhu cầu sử dụng nhân sự

Thông qua phân tích các yếu tố trên, doanh nghiệp có thể xây dựng dự báo về nhu cầu nhân sự cho từng vị trí và bộ phận trong mỗi giai đoạn. Đảm bảo rằng dự báo nhu cầu nhân sự không chỉ chính xác mà còn khả thi và linh hoạt, điều này giúp nó linh hoạt đối mặt với sự biến động của thị trường và doanh nghiệp.

Sử dụng các phương pháp dự đoán, ví dụ như dự báo kinh tế, dự tính doanh thu, hoặc kế hoạch dựa trên dữ liệu lịch sử để ước lượng nhu cầu nhân sự trong tương lai. Việc xem xét các yếu tố như tăng trưởng doanh thu, mở rộng thị trường, tỷ lệ nghỉ việc và xu hướng công nghệ cũng là quan trọng để đảm bảo tính đáng tin cậy và chính xác của dự báo.

Bước 4: Lên kế hoạch thực hiện

Xây dựng kế hoạch triển khai là một bước quan trọng đảm bảo sự thành công của kế hoạch nhân sự. Bước này bao gồm các yếu tố như:

• Xác định rõ mục tiêu của kế hoạch triển khai và cụ thể hóa các bước cần thực hiện để đạt được mục tiêu đó.
• Đặt ra câu hỏi về ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện từng phần của kế hoạch, để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý.
• Xác định khoảng thời gian cụ thể mà kế hoạch sẽ được triển khai và đánh giá cần bao nhiêu nguồn lực để thực hiện.

Đội ngũ quản lý nhân sự cần:

• Xác định các hoạt động cụ thể để triển khai kế hoạch nhân sự, như tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân viên, quản lý hiệu suất, đánh giá nhân viên và kế hoạch kế nhiệm.
• Phân chia trách nhiệm một cách minh bạch cho từng hoạt động, có thể là cho cá nhân, bộ phận hoặc nhóm cụ thể.
• Xác định rõ thời hạn và nguồn lực cần thiết để đảm bảo mỗi hoạt động được triển khai đúng kế hoạch.

Bước 5: Đánh giá và báo cáo

Việc đánh giá lại bản kế hoạch là điều quan trọng để đảm bảo rằng chiến lược đang tiến triển theo hướng chính xác và đạt được những mục tiêu được đề ra. Báo cáo kết quả đánh giá là vô cùng cần thiết để cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo doanh nghiệp, giúp họ hiểu rõ tình hình thực hiện kế hoạch và đưa ra các điều chỉnh cần thiết.

Phân tích các dữ liệu đã thu thập được để từ đó đánh giá hiệu quả của kế hoạch, kiểm tra các chỉ số và thống kê liên quan đến mục tiêu như tăng cường nhân sự, cải thiện năng suất lao động, giảm tỷ lệ nghỉ việc, vv. Từ đó, đánh giá được những điểm mạnh và điểm cần cải thiện của kế hoạch nhân sự, cung cấp thông tin quan trọng để điều chỉnh chiến lược trong tương lai.

Cuối cùng, tổng hợp kết quả đánh giá vào một báo cáo chi tiết, trình bày về mục tiêu, kết quả, khó khăn và các đề xuất cải thiện. Báo cáo nên được trình bày một cách rõ ràng, logic và có khả năng truyền đạt ý nghĩa của kế hoạch cũng như kết quả đánh giá cho các bên liên quan, từ nhà quản lý cấp cao đến ban lãnh đạo và các thành viên trong tổ chức.

Các nội dung trong mẫu kế hoạch nhân sự gồm những gì?

Trong mẫu kế hoạch nhân sự, bạn cần quan tâm đến các nội dung quan trọng sau:

Các thông tin và nội dung trong mẫu kế hoạch tuyển dụng

Dữ liệu đầu vào

Để xây dựng kế hoạch nhân sự hiệu quả, doanh nghiệp cần tiến hành thu thập và phân tích một loạt các dữ liệu đầu vào như sau:

• Tình hình nhân sự hiện tại: Đây là nguồn thông tin quan trọng nhất, giúp doanh nghiệp xác định nhu cầu nhân lực cho tương lai. Dữ liệu này bao gồm thông tin về số lượng nhân viên hiện tại, cơ cấu nhân sự theo từng bộ phận, chức danh, trình độ, kinh nghiệm và các thông tin liên quan.
• Mục tiêu kinh doanh: Mục tiêu kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc xác định nhu cầu nhân lực cần thiết để đạt được những mục tiêu này. Sự liên kết giữa mục tiêu kinh doanh và nhân sự sẽ giúp xây dựng một kế hoạch nhân sự phù hợp và hỗ trợ đạt được chiến lược tổng thể.
• Thực trạng thị trường lao động: Việc nắm bắt tình hình cung-cầu lao động trên thị trường là quan trọng để doanh nghiệp có thể lập kế hoạch tuyển dụng một cách linh hoạt và phù hợp với điều kiện thị trường lao động hiện tại.
• Bảng tham chiếu chi phí quản lý nhân sự: Bao gồm các mục như lương thưởng, bảo hiểm xã hội, phúc lợi, chi phí tuyển dụng, chi phí đào tạo, và các chi phí liên quan khác. Thông qua việc đánh giá chi phí này, doanh nghiệp có thể xác định được nguồn lực tài chính cần thiết để triển khai kế hoạch nhân sự một cách hiệu quả.

Kế hoạch nhân sự định biên

Kế hoạch nhân sự định biên giúp xác định số lượng nhân viên cần cho từng vị trí và bộ phận trong doanh nghiệp. Các dữ liệu đầu vào, như hiện trạng nhân sự, mục tiêu kinh doanh, và tình hình thị trường lao động, đóng vai trò quan trọng trong quá trình này. 

Kế hoạch này không chỉ đơn thuần là xác định số lượng mà còn tối ưu hóa cơ cấu nhân sự, đảm bảo sự hiệu quả và linh hoạt trong quản lý nhân sự.

Bản chi phí dự trù dành cho nhân sự

Bản dự trù chi phí cho nhân sự bao gồm các chi phí liên quan đến nhân viên như lương, thưởng, phúc lợi, đào tạo và nhiều yếu tố khác. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ về các khoản chi phí và quản lý tài chính một cách hiệu quả.

Dự trù chi phí nhân sự là bước quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp có đủ nguồn lực tài chính để hỗ trợ kế hoạch nhân sự. Khi đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo rằng mọi hoạt động được duy trì một cách ổn định và bền vững.

Bản kế hoạch để tuyển dụng nhân sự

Một phần quan trọng của kế hoạch nhân sự là kế hoạch tuyển dụng nhân tài, đặc biệt quan trọng để đáp ứng nhu cầu mở rộng hoặc thay thế nhân sự hiện tại. Dựa trên chiến lược nhân sự và dữ liệu định biên hiện tại, bản kế hoạch này cung cấp thông tin chi tiết về số lượng nhân sự cần tuyển, thời điểm tuyển, các kênh tuyển dụng, chi phí liên quan và đề xuất nguồn lực cần hỗ trợ.

Khi có bảng kế hoạch tuyển dụng, doanh nghiệp có thể xác định chi phí tuyển dụng một cách chi tiết, tối ưu hóa quy trình chiêu mộ và đảm bảo sự hiệu quả của mỗi vị trí tuyển dụng.

Kế hoạch hành động

Kế hoạch hành động là bước triển khai các hoạt động của kế hoạch nhân sự. Nó chứa đựng thông tin chi tiết về các bước cụ thể, thời gian triển khai và người chịu trách nhiệm cho mỗi hoạt động. Kế hoạch này không chỉ định rõ các nhiệm vụ mà còn quản lý thời gian thực hiện chúng, giúp đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra đúng kế hoạch và không gặp trở ngại.

Mẫu kế hoạch nhân sự cho doanh nghiệp mới nhất

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang tiến hành tuyển dụng một cách ngẫu nhiên, không có một kế hoạch cụ thể nào. Điều đó đã dẫn đến tình trạng thừa, thiếu nhân sự hoặc không tuyển được nhân sự chất lượng, từ đó gây ảnh hưởng chung đến cả bộ máy công ty.

Các mẫu kế hoạch nhân sự cho doanh nghiệp khá đa dạng, tùy thuộc vào mục đích sử dụng mà doanh nghiệp có thể lựa chọn những mẫu kế hoạch phù hợp nhất. Bạn có thể tham khảo mẫu kế hoạch như sau:

Mẫu kế hoạch nhân sự ngắn hạn: 

Mẫu kế hoạch nhân sự dài hạn: 

MPHR –  Hỗ trợ tư vấn kế hoạch và lên chiến lược nhân sự chuyên nghiệp

MPHR là một đối tác đáng tin cậy trong lĩnh vực tư vấn nhân sự và xây dựng chiến lược nhân sự chuyên nghiệp. Được thành lập với sứ mệnh hỗ trợ doanh nghiệp phát triển và quản lý nguồn nhân lực một cách hiệu quả, MPHR mang đến cho khách hàng những giải pháp toàn diện và chuyên sâu.

Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực nhân sự, MPHR cam kết cung cấp dịch vụ tư vấn kế hoạch và chiến lược nhân sự chất lượng nhất. MPHR không chỉ tập trung vào việc xây dựng kế hoạch nhân sự mà còn đưa ra những chiến lược đột phá, đồng thời tối ưu hóa cơ cấu nhân sự để đảm bảo sự linh hoạt và hiệu quả cho doanh nghiệp.

Thông qua quá trình tư vấn, MPHR giúp doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu và hướng phát triển. Với sự am hiểu sâu về nhu cầu nhân sự và thị trường lao động, MPHR tạo ra những giải pháp độc đáo, giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ nhân viên đa dạng, có kỹ năng và đam mê, phản ánh tốt nhất giá trị và văn hóa của tổ chức.

Cam kết đem lại giá trị thực cho khách hàng, MPHR không chỉ là một đối tác tư vấn mà còn là người đồng hành, hỗ trợ doanh nghiệp vượt qua những thách thức và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh ngày nay.

Lời kết

Trong tình hình thị trường biến động và không ngừng phát triển, kế hoạch nhân sự không chỉ là một văn bản trên giấy mà còn là hướng dẫn chi tiết để doanh nghiệp vươn lên và đối mặt với thách thức. 

Có một kế hoạch rõ ràng cho phòng nhân sự, chúng ta có thể đảm bảo rằng đội ngũ nhân sự của mình sẽ luôn là nguồn lực quan trọng, mang lại sự sáng tạo và năng suất cần thiết để thành công trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh. Hãy xem xét và thực hiện kế hoạch nhân sự một cách linh hoạt và sáng tạo để đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn sẽ tiếp tục phát triển và thịnh vượng.

Nếu quý vị quan tâm đến dịch vụ nhân sự của MPHR, quý vị có thể để lại thông tin qua mục chatbox hoặc liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn miễn phí!