Trong môi trường kinh doanh ngày nay, hồ sơ nhân sự đóng vai trò quan trọng không chỉ là một bộ sưu tập thông tin cá nhân của nhân viên mà còn là một công cụ quản lý tài nguyên nhân sự hiệu quả. Việc xây dựng và quản lý hồ sơ của các thành viên trong tổ chức, doanh nghiệp đòi hỏi sự chăm sóc kỹ lưỡng và sự chú tâm đến các chi tiết nhỏ nhất, từ quá trình tuyển dụng đến quản lý thông tin liên tục.
Hồ sơ nhân sự không chỉ là một bảo mật an toàn của thông tin cá nhân mà còn là bản ghi về sự phát triển và đóng góp của mỗi nhân viên đối với sự thành công của tổ chức. Sau đây, MPHR sẽ cùng bạn tìm hiểu về hồ sơ nhân sự là gì và những quy định về hồ sơ của lao động trong công ty và các tổ chức hiện nay.
Thư mục
Hiểu rõ về khái niệm hồ sơ nhân sự là gì?
Hồ sơ nhân sự đại diện cho một kho tàng thông tin quan trọng về nguồn nhân lực trong tổ chức hoặc doanh nghiệp, được tổ chức và lưu trữ theo các nguyên tắc cụ thể, nhằm hỗ trợ quản lý nhiều khía cạnh của lĩnh vực nhân sự. Đây là một tập hợp thông tin dành cho cả người quản lý và nhân viên, bao gồm đánh giá công việc, mô tả nhiệm vụ, quá trình tuyển dụng, đào tạo, thăng cấp, lợi ích và các chính sách liên quan.
Hồ sơ nhân sự lưu trữ những thông tin quan trọng về nhân sự trong doanh nghiệp
Hồ sơ tài liệu nhân sự bao gồm đa dạng thông tin như lý lịch cá nhân, bảo hiểm, hợp đồng làm việc, lịch sử làm việc, cũng như thông tin về lương thưởng và thời gian nghỉ phép của nhân viên. Những thông tin này đóng vai trò quan trọng trong quản lý hành chính nhân sự, chẳng hạn như việc tính toán lương và quản lý thời giờ làm việc.
Do đó, quản lý cẩn thận và bảo quản hồ sơ nhân sự một cách đặc biệt quan trọng để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
Ý nghĩa quan trọng của việc quản lý hồ sơ nhân sự
Lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách khoa học không chỉ là một nhu cầu thiết yếu mà còn mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp.
Tuân thủ pháp luật
Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự không chỉ là một quy trình quản lý thông tin bình thường mà còn là một yêu cầu pháp lý của Luật lao động Việt Nam. Doanh nghiệp nên tuân thủ những quy định cụ thể về lưu trữ thông tin cá nhân của nhân viên để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.
Quản lý nhân sự hiệu quả
Hồ sơ nhân sự là nguồn thông tin quan trọng, giúp quản lý nhân sự có cái nhìn toàn diện về đội ngũ lao động. Việc theo dõi sự phát triển, kỹ năng và hiệu suất của nhân viên từ hồ sơ giúp quản lý đưa ra quyết định về đào tạo, thăng chức và phát triển sự nghiệp một cách nhanh chóng và chính xác.
Đối chiếu các vấn đề tranh chấp
Lưu trữ thông tin thông minh trong hồ sơ tài liệu của nhân sự giúp doanh nghiệp có cơ sở để giải quyết những tranh chấp có thể phát sinh với nhân viên. Khi có sự cố ngoài ý muốn xảy ra, những thông tin chính xác và đầy đủ từ hồ sơ nhân sự có thể hỗ trợ quản lý nhân sự trong việc giải quyết mọi vấn đề một cách công bằng và minh bạch.
Hồ sơ nhân sự bao gồm những thành phần gì?
Quản lý hồ sơ nhân sự trong giai đoạn thử việc cho nhân viên mới
Hồ sơ nhân sự đầy đủ thường bao gồm những tài liệu sau:
- Thông tin cá nhân: Bao gồm sơ yếu lý lịch của người lao động, giúp đồng thời xác định lịch sử và kinh nghiệm làm việc của họ.
- Đơn xin việc: Là một phần quan trọng trong hồ sơ, nó thể hiện ý định và mong muốn làm việc của người lao động.
- Chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước: Bản sao của giấy tờ này, có thể đã được công chứng, giúp xác minh định danh và thông tin cá nhân của người lao động.
- Bằng cấp và chứng chỉ: Các tài liệu này, khi được sao chụp và công chứng, chứng minh trình độ học vấn và kỹ năng chuyên môn của người lao động.
Đối với nhân viên nước ngoài làm việc trong công ty, quá trình chuẩn bị hồ sơ cần kèm theo visa lưu trú có hiệu lực và giấy phép lao động tại Việt Nam, đảm bảo tính hợp pháp và phù hợp với quy định của pháp luật.
Đối với những lao động trong độ tuổi từ 15 đến 18, người sử dụng lao động phải đảm bảo rằng đã có sự đồng thuận bằng văn bản về việc giao kết hợp đồng lao động và sử dụng lao động từ phía lao động. Đây là điều quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ theo quy định pháp luật về lao động ở Việt Nam.
Cần lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự một cách khoa học
Quản lý hồ sơ nhân sự cho những cá nhân dưới 15 tuổi
Doanh nghiệp khi sử dụng lao động có độ tuổi dưới 15 cần chuẩn bị những hồ sơ quan trọng sau:
- Chứng minh nhân dân (CMND)/Chứng minh thư nhân dân (CCCD)/Hộ chiếu có công chứng: Để xác nhận danh tính của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đối với người lao động dưới 15 tuổi. Việc công chứng giúp đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của thông tin.
- Văn bản đồng ý: Để người đại diện theo pháp luật có thể đứng ra giao kết hợp đồng lao động cho người lao động dưới 15 tuổi. Điều này là bước quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ theo quy định pháp luật về lao động ở Việt Nam, đồng thời thể hiện sự chấp thuận từ phía người lao động và người đại diện pháp luật.
Hồ sơ nhân sự của những cá nhân là nhân viên chính thức
Khi người lao động chuyển từ tình trạng thử việc sang trở thành nhân viên chính thức trong tổ chức, việc bổ sung giấy tờ vào hồ sơ trở nên quan trọng. Các giấy tờ phát sinh và quan trọng trong quá trình làm việc bao gồm:
- Hợp đồng lao động chính thức: Được soạn thảo và ký kết bởi doanh nghiệp, yêu cầu chữ ký đầy đủ từ cả người lao động và người sử dụng lao động.
- Thông tin về bảo hiểm: Ghi rõ các khoản bảo hiểm do doanh nghiệp đóng cho người lao động, phụ thuộc vào mức lương hàng tháng của họ.
- Phụ lục hợp đồng lao động: Nơi cung cấp thông tin chi tiết hơn về các điều khoản và điều kiện của hợp đồng.
- Quyết định thăng cấp và tăng lương: Doanh nghiệp thông báo và chính thức quyết định khi có các đề nghị thăng cấp và tăng lương cho nhân viên.
- Giấy tờ phát sinh: Bao gồm mọi vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc, cần có hai bản với chữ ký đầy đủ từ cả hai bên và được duyệt trong nội bộ doanh nghiệp.
Lưu ý rằng những yêu cầu về giấy tờ cho nhân viên chính thức thường cao hơn, do đó doanh nghiệp cần phải đặc biệt cẩn trọng khi quản lý và lưu trữ hồ sơ của nhân viên.
Tiêu chuẩn lưu trữ hồ sơ nhân sự là gì?
Đây là 3 tiêu chuẩn quan trọng, do Pháp luật Việt Nam ban hành về việc lưu trữ hồ sơ nhân sự không thể bị bỏ qua, đặt ra những nguyên tắc cơ bản sau:
- Hồ sơ nhân sự bên trong doanh nghiệp cần phải chặt chẽ liên kết với hồ sơ lương khi được trình lên cơ quan thuế. Đây là điều quan trọng và cần thiết vì thông thường, những bộ hồ sơ sẽ được doanh nghiệp lưu trữ và khi có kiểm tra quyết toán thuế, doanh nghiệp sẽ trình hồ sơ ra để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ theo quy định của pháp luật.
- Trong suốt quá trình làm việc của nhân viên trong công ty, hồ sơ của họ cũng sẽ được đầy đủ lưu trữ bên trong doanh nghiệp. Hồ sơ bao gồm tất cả các thông tin và tài liệu liên quan đến quá trình lao động, đồng thời đảm bảo tính toàn vẹn và minh bạch trong các hoạt động lao động của công ty.
- Bộ hồ sơ nhân sự được lưu trữ trong doanh nghiệp đều bao gồm các yếu tố quan trọng như: loại lao động, quy chế lao động, quy chế về lương, thưởng và phạt của nhân viên, cũng như hình thức trả lương. Tuy nhiên, không có một mô hình lưu trữ hồ sơ nào hoàn toàn giống nhau giữa các doanh nghiệp. Các biến thể trong quy chế và chiến lược kinh doanh của từng công ty sẽ tạo ra những sự thay đổi đặc biệt trong quá trình lưu trữ hồ sơ.
Với tầm quan trọng của hồ sơ nhân sự, người quản lý hành chính nhân sự phải là người hiểu rõ nhất về mọi yêu cầu liên quan đến quản lý hồ sơ. Đặc biệt, cần thực hiện xem xét cẩn thận khi lưu trữ hồ sơ trong cơ sở doanh nghiệp.
Phương pháp để lưu trữ hồ sơ nhân sự
Tìm kiếm một tủ hồ sơ hành chính văn phòng phù hợp
Đối với số lượng hồ sơ và giấy tờ lớn, việc đựng chúng trong túi nhỏ hoặc cặp nhỏ có thể gây ra tình trạng quá tải khó kiểm soát. Do đó, chúng tôi đề xuất một số giải pháp:
- Sử dụng tủ hồ sơ nhiều ngăn: Tận dụng các tủ đứng với nhiều ngăn ở trên và hộc tủ ở phía dưới. Việc này giúp phân loại hồ sơ dựa trên loại giấy tờ và giữ cho chúng được tổ chức theo cách hiệu quả.
- Sử dụng tủ treo tường: Trong những không gian hạn chế, tủ treo tường là một giải pháp tốt. Các mô hình nhẹ và gọn nhẹ của tủ này có thể chứa lượng lớn hồ sơ mà không làm tăng tình trạng quá tải.
Hướng dẫn phân loại hồ sơ
Cách tổ chức hồ sơ đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một hệ thống kiểm soát, sắp xếp và quản lý hồ sơ hiệu quả hơn.
- Phân loại theo chủ đề: Việc chia nhỏ mỗi loại hồ sơ dựa trên chủ đề như hợp đồng, báo cáo, tiếp thị, quảng cáo giúp dễ dàng quản lý và tìm kiếm thông tin khi cần thiết.
- Phân chia theo từng cụm: Mỗi loại hồ sơ có thể được chia thành từng cụm, trong đó mỗi cụm tương ứng với các khoảng thời gian như quý 1,2,3,4, giúp theo dõi sự phát triển theo thời gian.
- Phân loại theo từng nhóm: Việc chia mỗi cụm thành từng nhóm, với mỗi nhóm bao gồm quý 1,2,3,4, tạo ra một cấu trúc rõ ràng và thuận tiện cho việc quản lý chi tiết hơn trong hệ thống lưu trữ.
Phân loại và sắp xếp hồ sơ đúng cách
Phương pháp sắp xếp hồ sơ
Sau khi hoàn thành quá trình phân loại hồ sơ, quy trình sắp xếp chúng một cách hợp lý là quan trọng. Dưới đây là một số cách sắp xếp hồ sơ cơ bản mà bạn nên lưu ý:
- Sắp xếp theo thời gian: Có thể sắp xếp hồ sơ theo thứ tự thời gian để phản ánh sự diễn ra của các sự kiện. Ghi chú cẩn thận về các thời điểm quan trọng giúp việc tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn.
- Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp hồ sơ dựa trên mẫu tự (A, B, C…) để tạo ra một cấu trúc rõ ràng và dễ nhận biết.
- Sắp xếp theo tính chất: Hồ sơ có thể được sắp xếp dựa trên các tính chất khác nhau, như loại hồ sơ (bình thường, mật, tối mật), tình trạng giải quyết (chưa giải quyết, giải quyết chưa dứt điểm, đã giải quyết xong), tạo ra một hệ thống sắp xếp linh hoạt và hiệu quả.
Tạo danh sách các loại hồ sơ
Danh mục hồ sơ đóng vai trò như một bảng liệt kê tổ chức hệ thống hồ sơ của đơn vị, tạo cơ sở để quản lý, sắp xếp và tra cứu hồ sơ một cách hiệu quả.
- Tạo danh mục chi tiết và chính xác: Sau khi hoàn thành quá trình sắp xếp, quá trình tạo danh mục nên được thực hiện một cách cụ thể và chính xác. Bạn có thể chuyển thông tin lên máy vi tính, xây dựng cây thư mục và tổ chức chúng theo các cấp độ khác nhau.
- Cập nhật danh mục thường xuyên: Việc cập nhật danh mục hồ sơ là quan trọng để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác. Trước khi thực hiện cập nhật, hãy lưu lại cây danh mục để có thể xem xét và đánh giá thêm các điều chỉnh khi cần thiết.
Phương pháp lưu trữ hồ sơ
Hồ sơ cần được lưu trữ tại một địa điểm cố định để đảm bảo việc truy cập nhanh chóng và thuận tiện. Việc sử dụng cây danh mục giúp bạn tổ chức, quản lý và tìm kiếm hồ sơ một cách hiệu quả.
- Sử dụng bút để đánh số góc phải của hồ sơ: Gán số hồ sơ ở góc phải giúp dễ dàng xác định và truy cập thông tin cụ thể.
- Gắn nhãn in số trên tập lưu trữ: Các tập lưu trữ được nhãn in số từ… đến… để tạo thuận lợi trong việc tra cứu và sắp xếp.
- Sử dụng máy quét và lưu trữ dưới dạng tập tin: Quét hồ sơ vào máy tính với việc đánh số giúp bạn tiết kiệm không gian và dễ dàng quản lý trực tuyến.
- Lưu trữ trên bảng tính Excel: Sử dụng Excel để tổ chức, chú thích và ghi chú, đồng thời thêm vào các tập tin và hình ảnh để làm giàu thông tin trong file.
Quy trình quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp
Bước 1: Phân loại
Trước khi chuyển toàn bộ hồ sơ vào lưu trữ, việc thực hiện quá trình phân loại là quan trọng để làm cho công việc của bạn trở nên thuận tiện hơn. Dưới đây là một phương pháp lưu trữ hồ sơ nhân sự mà doanh nghiệp có thể thực hiện để đạt hiệu quả tối đa.
Quy trình quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp
Các nhóm hồ sơ nhân sự thường bao gồm: Hồ sơ lý lịch nhân sự, hồ sơ bảo hiểm nhân sự, hồ sơ công tác… Bạn cũng có thể tiếp tục phân loại mỗi nhóm này thành các đơn vị nhỏ hơn để tăng cường tính tiện lợi trong quá trình tìm kiếm.
Một mẹo nhỏ để lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách khoa học là sử dụng các mốc thời gian để phân loại. Bạn có thể tách chúng thành nhiều nhóm nhỏ khác nhau, giúp việc tìm kiếm trở nên dễ dàng hơn khi cần thiết.
Bước 2: Tìm vị trí lưu trữ phù hợp
Các doanh nghiệp có thể chọn lưu trữ hồ sơ nhân sự tại cơ quan hoặc thuê kho để quản lý hiệu quả. Sự lựa chọn này phụ thuộc vào tính chất công việc và điều kiện kinh tế của từng doanh nghiệp. Dù bạn lưu trữ hồ sơ ở đâu thì vẫn phải đảm bảo các yếu tố sau:
- Vị trí thoáng đãng, không thấm nước: Để bảo vệ hồ sơ khỏi ẩm ướt và hạn chế thiệt hại.
- Không có động vật gặm nhấm: Đảm bảo không có gián, chuột, hay các loại động vật khác có thể gây hại cho hồ sơ.
- Lưu trữ dài hạn: Địa điểm lưu trữ cần đảm bảo hồ sơ có thể được bảo quản trong nhiều năm.
Bước 3: Thực hiện lưu trữ
Sau khi phân loại hồ sơ, bạn có thể thiết kế các mục lưu trữ dựa trên bản mềm và lưu chúng trên máy tính. Đồng thời, bản cứng cũng được lưu trữ một cách khoa học trong kho.
Bước 4: Thường xuyên kiểm tra và cập nhật hồ sơ
Quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel và lưu trữ bản cứng đòi hỏi việc kiểm tra và cập nhật thường xuyên. Phần mềm quản lý hồ sơ về nhân sự giúp giảm thiểu các sự cố như hồ sơ ướt, mốc, hay thất lạc. Sử dụng bản scan hồ sơ trên môi trường số cũng hỗ trợ bảo quản thông tin, cập nhật dữ liệu nhanh chóng và an toàn hơn.
Với 4 bước kể trên, quý vị cũng đã có thể lưu trữ được hồ sơ của mình một cách hiệu quả. Tuy nhiên, để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí cũng như nguồn lực thực hiện cho công việc này, quý vị có thể tham khảo thêm về dịch vụ tư vấn giải pháp nhân sự hoặc dịch vụ quản lý và chi hộ tiền lương, chính sách nhân sự của MPHR chúng tôi nhé!
Lời kết
Nhìn chung, hồ sơ nhân sự không chỉ là một yếu tố hỗ trợ quản lý tài nguyên nhân sự mà còn là một công cụ mạnh mẽ hỗ trợ quá trình định hình văn hóa tổ chức và xây dựng mối quan hệ tích cực giữa doanh nghiệp và nhân viên.
Khi chúng ta chú trọng đến việc xây dựng và quản lý hồ sơ nhân sự không chỉ mang lại lợi ích ngay trong hiện tại mà còn là đầu tư vào tương lai, tạo ra nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của tổ chức. Điều này không chỉ thể hiện cam kết của doanh nghiệp đối với nhân sự mà còn góp phần làm nên sức mạnh và uy tín của tổ chức trên thị trường cạnh tranh khốc liệt ngày nay.
