Ngày nay, sự bận rộn và vội vã trong công việc khiến mọi người tìm kiếm nhiều hơn về ma trận quản lý thời gian. Bình thường, khi nhàn rỗi, con người thường kiểm soát tốt công việc của mình. Thế nhưng chỉ cần khối lượng công việc tăng gấp hai, gấp ba, họ bắt đầu cảm thấy bối rối và không biết phải sắp xếp ra sao. Ma trận quản lý thời gian Eisenhower được đánh giá là một trong những phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, giúp chúng ta loại bỏ những công việc không cần thiết, ưu tiên những công việc cần thiết. Việc hiểu được mô hình quản lý thời gian sẽ khiến các bạn giảm thiểu rủi ro công việc, giảm bớt sự căng thẳng và hoàn thành tốt công việc của mình. Vậy chúng ta cùng xem cách áp dụng mô hình ma trận này như thế nào nhé!
Thư mục
Định nghĩa ma trận quản lý thời gian là gì?
Ma trận sắp xếp công việc và quản lý thời gian được tạo ra bởi vị tổng thống thứ 34 của Mỹ là Dwight D. Eisenhower. Ma trận này được hiểu đơn giản, là cách để chúng ta tìm ra những gì nên làm trước, những gì nên làm sau, thực hiện cam kết công việc có ý thức hơn, đây là thứ mà Eisenhower đã rút ra được trong quá trình làm việc nhiều năm của mình.
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì?
Phương pháp quản lý thời gian này sẽ loại bỏ những công việc không cần thiết, gây lãng phí thời gian, ưu tiên những nhiệm vụ cần thiết hơn. Bản chất của con người vốn là làm những nhiệm vụ khẩn cấp trước. Vậy nên, khi biết thời hạn sắp đến, bộ não con người bắt đầu phát ra tín hiệu, khiến chúng ta dồn hết tâm sức để hoàn thành một việc gì đó, thậm chí là việc đơn giản vì nó là khẩn cấp.
Sau đó, chúng ta sẽ hưng phấn bởi công việc được hoàn thành. Thế nhưng, đôi khi chúng ta phải chấp nhận sự thật đã dành ra cả ngày để làm những việc không thực sự quan trọng. “Chứng nghiện khẩn cấp” được xem có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả công việc, vậy nên chúng ta mới cần đến mô hình ma trận nhằm giúp quản lý thời gian.
Cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên
Các cấp độ trong ma trận quản lý thời gian
Trong sơ đồ ma trận nhằm giúp quản lý thời gian dễ dàng, chúng ta cần phải lên kế hoạch để biết được công việc nào mới là quan trọng, dù là làm việc nhóm hay cá nhân. Còn những công việc khẩn cấp được đánh giá khi mà hậu quả mang lại vô cùng lớn nếu như chúng ta không hoàn thành, vì vậy cần chúng ta tập trung làm trong trạng thái tiêu cực, vội vàng. Vậy nên, các cấp độ trong ma trận quản lý thời gian Eisenhower được dựa trên yếu tố quan trọng và khẩn cấp, hình thành 4 cấp bậc như sau:
- Nhiệm vụ phải làm ngay lập tức: Quan trọng – Khẩn cấp
- Nhiệm vụ đã lên kế hoạch và có thể làm sau: Quan trọng nhưng không khẩn cấp
- Nhiệm vụ có thể bàn giao lại cho người khác: Khẩn cấp nhưng không quan trọng
- Nhiệm vụ loại bỏ vì không khẩn cấp lại càng không quan trọng
Cách áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower
Sau khi bạn đọc đã nắm được sơ qua về 4 cấp độ trong ma trận Eisenhower giúp quản lý thời gian, vậy chúng ta sẽ cùng đến với phần áp dụng ma trận này như thế nào vào công việc. Đầu tiên, chúng ta sẽ phải ngồi liệt kê những nhiệm vụ cần làm, những nhiệm vụ không quá quan trọng nhưng tốn thời gian, sau đó sắp xếp lại dựa theo 4 cấp độ.
Mô hình quản lý thời gian eisenhower Eisenhower? Tham khảo thêm về Ví dụ ma trận quản lý thời gian Fpt Polytechnic, Stephen Covey
Cấp độ 1: Quan trọng, khẩn cấp
Ở cấp độ quan trọng – khẩn cấp, những công việc nên ưu tiên làm trước gồm có:
- Công việc không đoán trước được đến từ bệnh tật, các cuộc gọi quyết định, cuộc họp khẩn,…
- Công việc có thể đoán trước được bao gồm những công việc đã lên kế hoạch từ trước như họp định kỳ, đám cưới, sinh nhật,…
- Công việc trì hoãn bởi deadline cận kề ví dụ như kiểm tra, làm báo cáo, thuyết trình,…
Trong số những loại công việc này, loại 1 và loại 2 chúng ta thường không tránh được và phải thực hiện. Thế nhưng loại công việc 3 có thể giảm thiểu bởi chúng có thể được hoàn thành sớm hơn kỳ hạn.
Cấp độ 2: Quan trọng, không khẩn cấp
Những công việc ở cấp độ 2 cần nhiều thời gian để hoàn thành. Đây là những công việc không khẩn cấp bởi chúng đã được lên kế hoạch, sẽ giúp bạn tích lũy được kinh nghiệm và kết quả mong muốn. Nếu như bạn đang làm công việc cấp độ 2 của ma trận quản lý thời gian mà xuất hiện những công việc cấp độ 1 thì hãy ưu tiên công việc cấp độ 1, sau đó giải quyết công việc cấp độ 2.
Cấp độ 3: Không quan trọng, khẩn cấp
Có những việc không quan trọng nhưng mang tính khẩn cấp ập đến với chúng ta vào một ngày bất kỳ. Vậy nên, chúng ta nên giải quyết dứt điểm những công việc này càng nhanh càng tốt, thậm chí là từ chối lịch sự nếu như không còn thời gian khác để hoàn thành chúng trong quỹ thời gian của bản thân.
Cấp độ 4: Không quan trọng, không khẩn cấp
Đối với những công việc thuộc cấp độ 4, không quan trọng cũng không khẩn cấp, bạn nên loại bỏ chúng hoặc chỉ cần dành cho chúng tầm 5% quỹ thời gian của bạn. Những công việc này thường là những công việc tiêu tốn thời gian của bạn mà không đem lại lợi ích gì. Trước khi làm những công việc này, bạn hãy tự đặt cho mình câu hỏi: “Liệu chúng có đem lại lợi ích gì không?”.
Dưới đây là ví dụ về cách phân bổ thời gian mà bạn có thể tham khảo với 4 cấp độ công việc ở trên:
- Cấp độ 1: ~15% – 20%
- Cấp độ 2: ~60% – 65%
- Cấp độ 3: ~10% – 15%
- Cấp độ 4: < 5%
Phương pháp sử dụng ma trận quản lý thời gian cho bản thân
Con người chỉ có 24h một ngày để sống, làm việc, học tập và yêu thương. Vậy sử dụng thời gian như nào cho hợp lý là tùy vào sự lựa chọn của mỗi. Hãy cố gắng quản lý thời gian một cách hiệu quả bằng cách tận dụng phương pháp Eisenhower – ma trận quản lý thời gian như sau:
Xác định các việc cần làm và không cần làm
Những công việc quan trọng mà khẩn cấp như hoàn thành deadline, giải quyết các vấn đề liên quan đến gia đình trong cuộc sống, chúng ta nên làm trước và dành ra thời gian phù hợp.
Đối với những việc quan trọng nhưng chưa khẩn cấp như học tập những kiến thức mới, hoàn thành deadline sớm, bạn sẽ sắp xếp vào thời gian biểu của mình sao cho hợp lý nhất, sau khi đã giải quyết những công việc trên. Còn những việc không quan trọng mà khẩn cấp như email cuối tuần, bạn có thể từ chối hoặc giải quyết nhanh chóng. Những việc không quan trọng cũng không khẩn cấp như giải trí xem phim…bạn có thể loại bỏ nếu không còn thời gian rảnh.
Lên danh sách các việc cần làm
Phương pháp sử dụng ma trận quản lý thời gian với thói quen lên danh sách những công việc làm trước khi đi ngủ là thói quen tốt, giúp bạn không gặp tình trạng hoảng loạn vào mỗi ngày mới. Thói quen này giúp bạn kiểm soát tốt hơn những công việc cần hoàn thành, những công việc nào chưa hoàn thành và việc cần ưu tiên là gì. Từ đó, bạn sẽ sử dụng quỹ thời gian của mình tốt hơn.
Học cách để từ chối
Có một số người chưa xử lý xong công việc của mình nhưng ngại từ chối khi người khác nhờ làm công việc của họ vì sợ mất lòng. Tuy nhiên, nếu muốn phát triển trong tương lai, chúng ta nên học cách từ chối sao cho lịch sự để tập trung vào bản thân mình, hoàn thành những công việc của mình.
Nhận thức rõ quỹ thời gian còn lại của bản thân
Nếu như bạn nghĩ rằng khoảng cách thời gian từ 18 tuổi đến 90 tuổi là quá dài thì hãy nhìn vào biểu đồ ở dưới, bạn sẽ chẳng thấy thời gian đâu cả. Mỗi ngày ngủ quá nhiều, hoặc chơi quá nhiều đã chiếm hết quỹ thời gian của bản thân. Vậy nên áp dụng mô hình phần mềm ma trận Eisenhower để sử dụng tốt thời gian còn lại của mình nhé.
Một số lưu ý khi áp dụng ma trận quản lý thời gian
Dưới đây MPHR sẽ gợi ý cho các bạn một số lưu ý để bạn có thể áp dụng phương pháp ma trận quản lý thời gian một cách tốt hơn, đồng thời không cảm thấy lạc lõng hoặc hoang mang khi không biết mình phải làm gì trong ngày hôm nay.
Tối ưu hóa công việc
Liệt kê, loại bỏ công việc thừa thãi, ưu tiên công việc cần thiết trước khi xếp chúng vào bảng ma trận thời gian. Sử dụng quản lý thời gian theo ma trận eisenhower sẽ trở nên vô ích nếu như chúng ta không tối ưu hóa công việc. Vậy nên, người dùng cần biết công việc của mình để đem lại hiệu quả tốt nhất.
Hiểu cách phân biệt quan trọng và khẩn cấp
Chúng ta cần làm rõ sự khác nhau giữa quan trọng và khẩn cấp thì mới phân chia công việc vào nhóm cấp độ phù hợp trong ví dụ ma trận quản lý thời gian. Nếu như nhầm lẫn giữa hai tiêu chí này thì công việc có thể bị rối và không mang lại hiệu quả.
Định hướng rõ về ý định của bản thân
Trong cuộc sống này, chúng ta cần biết chúng là ai, chúng ta cần làm gì để tồn tại, để phát triển và để hạnh phúc. Vậy nên những công việc chúng ta cần làm sẽ phục vụ cho những ý định của bản thân theo cách như vậy.
5 Mẹo quản lý thời gian hiệu quả dành cho nhà lãnh đạo
Tóm lại, hiểu rõ ma trận quản lý thời gian là gì sẽ giúp ích cho cuộc sống của chính bạn. Cuộc sống không thể tránh khỏi những công việc khẩn cấp ập đến bất chợt. Thế nhưng kiểm soát chúng bằng ma trận quản lý thời gian Eisenhower sẽ giúp bạn đỡ áp lực và sống tốt hơn. Nếu như bạn vẫn muốn tìm hiểu sâu hơn về những thông tin xoay quanh ma trận Eisenhower hoặc những vấn đề liên quan đến công việc, nhân sự ở công ty, bạn có thể liên lạc với MPHR hoặc để lại thông tin trên website để chúng tôi có thể tư vấn miễn phí cho bạn. Bên cạnh đó bạn có thể tham khảo thêm bài viết Onboarding là gì mới được chúng tôi cập nhật. Đừng bỏ lỡ những bài viết hấp dẫn về lĩnh vực nhân sự của MPHR ở những phần tiếp theo bạn nhé!
