Hiểu về quản trị hành chính văn phòng và những lưu ý quan trọng

Quản trị hành chính văn phòng (Office Administration) là một khái niệm quan trọng trong hoạt động hàng ngày của một tổ chức hay doanh nghiệp. Điều này đặc biệt đúng trong môi trường văn phòng nơi nhiều hoạt động quan trọng được diễn ra. Với vai trò quản trị hành chính, nhân viên phải đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả, tạo điều kiện thuận lợi cho các bộ phận khác.

Bài viết dưới đây của MPHR sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc quản trị hành chính văn phòng, khái niệm, chức năng, và các tiêu chuẩn cần thiết để trở thành một nhân viên quản trị cần làm là gì.

Hiểu về khái niệm quản trị hành chính văn phòng

Về cơ bản, Quản trị hành chính văn phòng là việc thực hiện các nhiệm vụ quản lý và điều hành hàng ngày của một văn phòng hoặc tổ chức. Nhiệm vụ chính của quản lý hành chính văn phòng là đảm bảo rằng mọi hoạt động trong văn phòng diễn ra một cách suôn sẻ, hiệu quả và có tổ chức. 

Đây là một vị trí quan trọng đảm nhiệm việc quản lý tổ chức, giúp duy trì hoạt động hàng ngày, tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho nhân viên và đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch.

Công việc quản lý hành chính văn phòng bao gồm việc tối ưu hoá các quy trình, truyền đạt thông tin một cách hiệu quả, và hỗ trợ lãnh đạo trong việc đưa ra các quyết định quản lý doanh nghiệp. Đây là những nhiệm vụ quan trọng để đảm bảo sự phát triển liên tục và thành công của tổ chức.

>>> Xem thêm: Hành chính nhân sự là gì? 

Mục đích của bộ máy quản trị hành chính văn phòng

Tầm quan trọng của quản trị hành chính không thể bị đánh giá thấp. Công việc chủ yếu là xử lý, bảo quản, quản lý tài liệu và thông tin, cung cấp nền tảng cơ bản cho hoạt động của mọi bộ phận trong tổ chức. Vị trí này có vai trò tương tự như bộ não, chứa đựng thông tin quan trọng cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Thêm vào đó, quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự liên tục và hiệu quả của các quy trình làm việc của tổ chức. Họ đảm bảo rằng các thông tin cần thiết luôn sẵn sàng và không bị gián đoạn, từ đó các hoạt động kinh doanh diễn ra một cách suôn sẻ.

Tầm quan trọng còn thể hiện qua việc sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự chuyên nghiệp của tổ chức. Nếu công việc hành chính không được thực hiện một cách hiệu quả, tổ chức có thể mất đi niềm tin và uy tín trong mắt đối tác, khách hàng, và cả nhân viên.

>>> Xem thêm: Tháp nhu cầu Maslow và ứng dụng trong quản trị

Chức năng chính của bộ phận quản trị hành chính

Chức năng và vai trò của quản trị hành chính văn phòng là rất quan trọng trong việc duy trì hoạt động suôn sẻ của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Văn phòng hành chính được coi như trái tim của tổ chức, nơi tập trung giao tiếp trao đổi ý kiến và điều hành. Cụ thể, vai trò của quản lý hành chính văn phòng bao gồm:

• Điều phối và quản lý công việc của toàn bộ văn phòng hoặc các bộ phận liên quan đến văn phòng. Công việc bao gồm việc lên lịch làm việc, phân công nhiệm vụ, và đảm bảo các quy trình diễn ra một cách suôn sẻ.
• Quản lý tài liệu và thông tin của tổ chức đòi hỏi sự mức độ quản lý cao để bảo đảm rằng thông tin quan trọng không bị mất mát và có thể truy cập dễ dàng khi cần thiết.
• Hỗ trợ hoạt động của các bộ phận khác trong tổ chức là việc mà quản lý hành chính văn phòng thường phải cung cấp hỗ trợ cho các bộ phận như nhân sự, tài chính, và marketing để đảm bảo họ luôn có mọi tài liệu và tài nguyên cần thiết.
• Đảm bảo tính hiệu quả và tăng cường năng suất làm việc của nhân viên văn phòng. Bằng cách quản lý thời gian và nguồn lực một cách thông minh, quản lý hành chính văn phòng giúp tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho nhân viên, từ đó nâng cao năng suất làm việc và hiệu quả tổ chức.

Chức năng chính của bộ phận quản trị hành chính

Nhà quản trị hành chính cần có các tiêu chuẩn gì?

Nhà quản trị hành chính cần tuân thủ các tiêu chuẩn sau đây để làm việc một cách hiệu quả và đóng vai trò quan trọng trong tổ chức:

• Phải có kiến thức và đào tạo chuyên sâu về quản trị hành chính văn phòng để hiểu rõ các quy trình và phương pháp làm việc.
• Có khả năng tổ chức và quản lý công việc hành chính văn phòng một cách hiệu quả, đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra trôi chảy và không bị thất thoát.
• Có khả năng chia sẻ kiến thức và kỹ năng với nhân viên hành chính văn phòng trong tổ chức để nâng cao năng lực làm việc của họ.
• Sử dụng quan điểm khoa học để tiếp cận các vấn đề và phương pháp làm việc một cách logic và có căn cứ.
• Thân thiện và sẵn sàng lắng nghe ý kiến và vấn đề của nhân viên, đồng thời thể hiện sự linh hoạt trong xử lý tình huống.
• Có khả năng đối mặt và giải quyết các tình huống khó khăn một cách sáng tạo và hài hước.
• Có khả năng kiểm soát cảm xúc và thể hiện sự bình tĩnh và tĩnh tâm trong mọi tình huống.
• Có khả năng đưa ra các giải pháp sáng tạo và cải tiến trong công việc quản trị hành chính.
• Tự tin trong việc đưa ra quyết định và có khả năng thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới để hỗ trợ các quyết định quản lý.

3 cấp bậc trong quản trị hành chính văn phòng

Các nhiệm vụ và vai trò trong quản trị hành chính văn phòng có thể phân chia thành ba cấp độ như sau:

Cấp nhân viên

• Nhân viên lễ tân (Receptionist): Trách nhiệm chính của họ là đón tiếp và hỗ trợ khách hàng, xử lý các thông tin cơ bản và nhiệm vụ tiếp đón đơn giản.
• Nhân viên hỗ trợ hành chính: Các công việc của họ bao gồm quản lý và lưu trữ hồ sơ, xử lý thư tín, thực hiện công việc soạn thảo và đánh máy.

Yêu cầu ở cấp này là phải có ít nhất kiến thức và kỹ năng cơ bản về quản lý hành chính văn phòng. Đây là vị trí phù hợp cho những người mới ra trường hoặc đang bắt đầu sự nghiệp trong lĩnh vực này, bao gồm cả sinh viên tốt nghiệp các ngành như ngôn ngữ, quản trị nhân sự, và những người mới bước chân vào lĩnh vực quản trị hành chính.

Các cấp bậc trong quản trị hành chính văn phòng

Cấp thư ký

• Trợ lý riêng (Personal Assistant): Trợ lý cá nhân này chịu trách nhiệm hỗ trợ giám đốc hoặc quản lý trong lĩnh vực chuyên ngành của họ. Nhiệm vụ bao gồm soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch làm việc, và hỗ trợ các tác vụ chuyên ngành.
• Thư ký tổng quát (General Secretary): Thư ký tổng quát thường thực hiện các công việc hành chính văn phòng tổng quát. Nhiệm vụ của họ bao gồm quản lý hồ sơ, hỗ trợ trong các tác vụ hành chính, và duy trì hoạt động suôn sẻ của văn phòng.

Yêu cầu cho cấp thư ký thường đòi hỏi kiến thức chuyên môn cao, khả năng sáng tạo, kỹ năng phân tích và đánh giá tình huống, cũng như kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực từ 1 năm trở lên.

Cấp quản trị

• Nhân viên hành chính văn phòng (Administrative Officer): Đối với vị trí này, yêu cầu ứng viên phải có trình độ chuyên môn cao và kiến thức rộng rãi về nhiều lĩnh vực như ngôn ngữ, nhân sự, quản trị kinh doanh, v.v. Họ cũng cần có ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực này.
• Trưởng phòng/giám đốc hành chính (Administrative Manager/ Office Manager): Với vị trí này, ứng viên cần phải có đầy đủ kỹ năng và phẩm chất của một nhà quản trị. Họ cần có trình độ chuyên môn cao và ít nhất 4 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này để có khả năng quản lý hiệu quả các hoạt động hành chính văn phòng.

Những lưu ý trong hoạt động quản trị hành chính văn phòng

Để đảm bảo rằng công tác quản trị hành chính diễn ra hiệu quả và hỗ trợ trôi chảy các hoạt động doanh nghiệp, chúng ta cần xem xét các yếu tố sau:

Về nhân sự

Về mặt nhân sự, để đảm bảo rằng quản trị hành chính diễn ra một cách hiệu quả, chúng ta cần xem xét các yếu tố sau:

• Phân chia và chuẩn hóa phòng ban: Trong doanh nghiệp, nên thiết lập một phòng ban riêng phụ trách quản trị hành chính. Quy mô của bộ phận này có thể thay đổi tùy theo đặc thù của doanh nghiệp, nhưng tối thiểu cần có ít nhất một nhân sự phụ trách các công việc hành chính.
• Kỹ năng tổ chức: Nhân sự phụ trách cần phải có kỹ năng tổ chức mạnh mẽ để quản lý các hoạt động hành chính văn phòng. Điều này bao gồm việc xây dựng và thực hiện kế hoạch công việc, tổ chức hội họp, và đảm bảo rằng thông tin cần thiết được sắp xếp và cung cấp đúng thời điểm. Họ cũng cần phải thực hiện tuyển dụng, đánh giá, và phát triển đội ngũ nhân sự.
• Kỹ năng sử dụng trang thiết bị văn phòng: Nhân sự hành chính cần phải thành thạo việc sử dụng các trang thiết bị văn phòng thông dụng. Họ cũng cần có kỹ năng phân loại tài liệu, bảo quản và lưu trữ chúng một cách có hệ thống. Đồng thời, họ cần luôn cập nhật kiến thức mới và nâng cao trình độ chuyên môn để đáp ứng yêu cầu công việc.
• Kỹ năng giao tiếp và linh hoạt: Nhân sự hành chính cần phải có khả năng giao tiếp tốt để làm việc cùng các bộ phận khác trong tổ chức. Họ cũng cần phải linh hoạt để xử lý công việc một cách hiệu quả và đáp ứng các yêu cầu thay đổi.

Xem xét các yếu tố về nhân sự, quy trình và thủ tục khi quản trị công tác hành chính văn phòng

Về quy trình và thủ tục

Trong việc quản trị hành chính văn phòng, có một số điểm quan trọng cần lưu ý, đặc biệt khi thực hiện công tác kiểm toán nội bộ (Internal Audit). Dưới đây là những lưu ý về quy trình và thủ tục:

• Xây dựng và hoàn thiện hệ thống nội quy và quy trình làm việc: Để đảm bảo hoạt động hành chính văn phòng diễn ra một cách hiệu quả, quy trình và nội quy cần được xây dựng và điều chỉnh một cách chuẩn chỉnh. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người đều hiểu và tuân thủ quy tắc làm việc.
• Thống nhất và chuẩn hóa các biểu mẫu quản lý: Việc có các biểu mẫu quản lý thống nhất giúp đơn giản hóa quy trình làm việc và làm cho các dự án và công việc dễ dàng theo dõi và đánh giá.
• Cập nhật các xu hướng số hóa tài liệu: Công nghệ số hóa tài liệu giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên. Cần đảm bảo rằng tài liệu quan trọng được lưu trữ và quản lý một cách điện tử một cách an toàn và hiệu quả.
• Xây dựng bộ máy quản trị hành chính ngắn gọn và hiệu quả: Hệ thống quản lý hành chính cần phải đủ đơn giản để người sử dụng có thể dễ dàng hiểu và sử dụng. Việc loại bỏ các thủ tục không cần thiết giúp tối ưu hóa hoạt động của văn phòng và giảm bớt tải công việc không cần thiết.

Dịch vụ thuê ngoài trong quản trị nguồn nhân lực

Như vậy, qua bài viết này, chúng ta đã cùng tìm hiểu về quản trị hành chính văn phòng – một lĩnh vực quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động của mỗi tổ chức và doanh nghiệp. Chúng ta đã nhìn thấy rằng công việc này đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự suôn sẻ và hiệu quả của các hoạt động văn phòng hàng ngày, đồng thời giúp cải thiện năng suất làm việc và tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên.

Bất kể bạn là nam hay nữ, công việc quản trị hành chính văn phòng luôn mở ra cơ hội thăng tiến và phát triển sự nghiệp. Công việc này không chỉ là một công việc bình thường, mà còn là một sứ mệnh quan trọng giúp tổ chức hoạt động một cách hiệu quả và thành công trong thế giới kinh doanh ngày nay.