Sơ đồ Gantt dùng để làm gì? Cách vẽ và áp dụng Gantt hiệu quả

Sơ đồ Gantt ra đời giúp bạn thoát khỏi mắc kẹt bởi một mớ hỗn độn khi có quá nhiều nhiệm vụ phải thực hiện trong một dự án. Khi dự án của bạn có quá nhiều nhiệm vụ cần phải làm nhưng lại không biết cách sắp xếp các công việc và theo dõi tiến độ công việc đến đâu thì sơ đồ Gantt chính là lựa chọn tốt nhất. Sử dụng công cụ sơ đồ ngang Gantt sẽ giúp bạn gỡ rối và giải đáp các khó khăn của bạn trong việc quản lý công việc.

Sơ đồ Gantt được biết đến là một trong những công cụ quản lý tiến độ dự án hiệu quả nhất. Để hiểu hơn về Sơ đồ Gantt là gì? Cách vẽ Gantt cũng như ứng dụng sơ đồ này sao cho hiệu quả, mời quý độc giả cùng đón đọc nội dung bài viết dưới đây.

Sơ đồ Gantt là gì?

Về lý thuyết, Sơ đồ Gantt (Gantt Chart) là một dạng biểu đồ thanh ngang có thể hiển thị lịch ngày bắt đầu và khoảng thời gian hoàn thành của mỗi nhiệm vụ trong một dự án. Dạng sơ đồ này là một trong những công cụ quản lý dự án phổ biến nhất. Nó cho phép người quản lý dự án xem và đánh giá được tiến độ của dự án một cách trực quan.

Sơ đồ ngang Gantt thường được biểu diễn trên thanh ngang

Sơ đồ Gantt giúp người quản lý dự án dễ dàng nắm bắt tiến độ, đảm bảo rằng không có sự chậm trễ trong các nhiệm vụ công việc. Sơ đồ này giúp cho việc kế hoạch và lập lịch trình dự án, phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ bao quát dễ dàng hơn.

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì?

Sơ đồ Gantt có cần thiết cho doanh nghiệp bạn không?

Sơ đồ Gantt bao gồm thanh ngang có chức năng minh họa dòng thời gian của dự án hoặc công việc. Mỗi thanh ngang đại diện cho một bước trong quy trình tương ứng với mốc thời gian hoàn thiện nó. Doanh nghiệp cần đến sơ đồ này trong các trường hợp:

• Vạch ra một kế hoạch cho dự án và xây dòng thời gian thực hiện, thứ tự thực hiện rõ ràng.
• Cần sự tương tác kết hợp các phòng ban/nhân sự liên quan. Biểu đồ Gantt cho bạn thấy được chuyển động tại bất kỳ thời điểm cụ thể nào và quy trình chuyển tiếp công việc cho người tiếp theo.
• Tính toán thời gian và khối lượng công việc cần bao nhiêu thời gian và nguồn lực để có phân bổ hợp lí.

Gantt mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp

Gantt chart là hình thức đơn giản nhất cho một lịch trình dự án cụ thể. Đây là công cụ phù hợp nếu bạn muốn cho nhân viên và đối tác hiểu tóm tắt về lịch trình thực hiện của một nhiệm vụ công việc.

Cách vẽ một sơ đồ Gantt trong quản lý dự án

Sơ đồ Gantt theo phương thức truyền thống được tạo bằng cách vẽ tay khá tốn thời gian, mỗi khi dự án có thay đổi thì cũng phải vẽ lại hoặc điều chỉnh lại. Đây là hạn chế lớn khi ứng dụng Gantt chart. Ngày nay, với sự ra đời của máy tính và các phần mềm, biểu đồ Gantt được khởi tạo, cập nhật và in ra một cách dễ dàng hơn rất nhiều. Các bước vẽ một sơ đồ ngang Gantt Chart trong quản lí dự án gồm:

• Bước 1: Xác định tổng thể đầu mục công việc cần thiết
• Bước 2: Chỉ ra mối quan hệ giữa các công việc
• Bước 3: Biểu diễn trên sơ đồ ngang Gantt
• Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án theo từng mốc thời gian

Cách thức hoạt động chu trình PDCA

Excel có phải là lựa chọn tốt nhất cho Gantt chart?

Có 3 lựa chọn phổ biến nhất khi dùng biểu đồ Gantt là: Excel, phần mềm vẽ Gantt chart chuyên dụng, phần mềm quản lý dự án có module Gantt chart. Trong đó, Excel được đánh giá là công cụ phổ biến nhất vì tính linh hoạt của nó cũng như tính năng thân thiện với người dùng. Dùng mẫu sơ đồ Gantt Excel có ưu điểm là khả năng tùy chỉnh dễ dàng. Tuy nhiên, nó cũng có những mặt hạn chế như:

• Giao diện khá cồng kềnh, bạn cần tiêu tốn khá nhiều thời gian để tạo thủ công ra một dự án dù là dự án đơn giản hay phức tạp. 
• Việc cập nhật tiến độ trên Excel cũng được tiến hành một cách thủ công mỗi khi mọi thứ thay đổi trong quá trình thực hiện dự án. Điều này có thể làm giảm hiệu suất cũng như mất đi tính linh hoạt khi cập nhật dự án.
• Mỗi lần vào cập nhật phải báo cho mọi người biết để không chồng chéo, và công cụ này không có tính năng thông báo cho mọi người cùng theo dõi.

Hướng dẫn vẽ Gantt hiệu quả

Phần mềm vẽ sơ đồ Gantt chuyên dụng cũng là một tùy chọn cho phép bạn tạo sơ đồ cho nhiều loại dự án. Phần mềm này phát huy công hiệu cao khi lập kế hoạch dự án. Tuy nhiên, khi triển khai có thể sẽ gặp nhiều vấn đề khúc mắc vì rất khó để nắm được nguồn làm việc thực sự của nhóm là ở đâu.

Phần mềm quản lý dự án tích hợp giao diện Gantt chart là một lựa chọn hấp dẫn bởi nó là công cụ bạn cần để quản lý dự án từ đầu đến cuối. Phần mềm này không chỉ tự động hiển thị công việc dưới Gantt Chart mà còn giúp nhà quản lý có thể theo dõi dự án dưới nhiều góc nhìn khác để thấy được nhiều insight khác nhau. Người dùng có thể tạo một dự án phức tạp hơn, gồm nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn và khi cập nhật vẫn đảm bảo tính đơn giản, dễ dàng.

Những câu hỏi về sơ đồ Gantt thường gặp

Theo khảo sát của các chuyên gia tại MPHR, khi tìm hiểu về Gantt Chart, 89% mọi người sẽ đặt ra một số câu hỏi như sau:

Ai là người phát minh ra sơ đồ Gantt?

Karol Adamiecki là người đầu tiên nghĩ ra sơ đồ này vào năm 1896. Sau đó, Henry Gantt có cùng ý tưởng với Karol Adamiecki. Thế nhưng, đến khoảng 15 năm sau, vào năm 1910, Gantt bắt đầu lập kế hoạch trực quan với các biểu đồ thanh để cho phép những người giám sát trong các công trình thép theo dõi quá trình sản xuất đúng tiến độ hay chậm tiến độ. Tên của Gantt từ đó đã gắn liền với cách lập kế hoạch dự án này. Tuy nhiên, Adamiecki thường được biết đến là người có ý tưởng đầu tiên.

Đối tượng nào cần dùng sơ đồ Gantt ?

Hiện tại, có thể thấy gần như tất cả mọi người đều có thể sử dụng sơ đồ Gantt để vạch ra nhiệm vụ của mình. Không chỉ có công ty mà bất kể ai cũng có thể tạo một danh sách nhiệm vụ đơn giản cho riêng mình, bạn chỉ cần thêm ngày bắt đầu và kết thúc. Công cụ phần mềm sẽ hỗ trợ thực hiện ngay lập tức việc phân tầng hiển thị nhiệm vụ cần thực hiện theo dòng thời gian của dự án.

Tác dụng của việc sử dụng sơ đồ Gantt?

Trong số các công cụ quản lý dự án thì dạng sơ đồ này có tính trực quan, có thể tiện lợi để theo dõi các nhiệm vụ liên quan.

Có thể in Gantt ra không?

Bạn có thể in sơ đồ Gantt tuy nhiên cần kiểm tra bản xem trước khi in ra để đảm bảo không bị lỗi hiển thị. Các biểu đồ này thường có số lượng trang lớn, do đó cần cân nhắc trang in hoặc chỉ nên in một phần của sơ đồ.

Ứng dụng Tháp nhu cầu Maslow

Trên đây là những thông tin về sơ đồ Gantt mà MPHR cung cấp cho bạn. Dạng sơ đồ này giúp bạn thoát khỏi những khó khăn trong việc sắp xếp và quản lý công việc. Công cụ quản lý này đem lại hiệu quả cao và có tính trực quan cho phép người dùng theo dõi tiến độ công việc một cách chi tiết. Hy vọng rằng với những hiểu biết về công cụ này sẽ giúp bạn có thêm lựa chọn công cụ phù hợp với dự án của doanh nghiệp mình. Để được tư vấn về lĩnh vực nhân sự từ các chuyên gia tại MPHR, vui lòng liên hệ theo thông tin: