Hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài logic và hợp lý

Các doanh nghiệp, việc thuê ngoài cho nhân công đang trở thành một xu hướng phổ biến. Mặc dù chi phí nhân công thuê ngoài này đắt hơn so với chi phí tuyển dụng nhân viên trực tiếp, nhưng nó vẫn rất hữu ích trong nhiều tình huống. Hiện nay, thuê ngoài nhân công giúp doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động quan trọng như phát triển sản phẩm hoặc marketing. Nhân công được thuê ngoài thường có kinh nghiệm và chuyên môn cao. Do đó, có thể hoàn thành công việc hiệu quả và nhanh chóng hơn so với nhân viên mới tuyển dụng. 

Hơn nữa, thuê ngoài cũng giúp giảm tải chi phí cố định cho doanh nghiệp, giảm thiểu rủi ro liên quan đến nhân viên và không cần tốn nhiều thời gian và nguồn lực để quản lý. Vì vậy, khi hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài được tính toán kỹ càng, nó sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận. Tuy nhiên, việc thuê ngoài cũng có những ưu điểm và nhược điểm. Do đó, khi quyết định thuê ngoài, doanh nghiệp cần tính toán chi phí để đảm bảo rằng họ đang lựa chọn giải pháp phù hợp.

Nhân công thuê ngoài là gì?

Nhân công thuê ngoài là việc thuê một số người khác hoặc một công ty để thực hiện công việc hoặc dịch vụ người thuê không có đội ngũ nhân viên thực hiện hoặc không có đủ người để thực hiện công việc đó. Ví dụ, một công ty xây dựng có thể thuê một số thợ xây từ một công ty khác để giúp hoàn thành dự án xây dựng. Trong trường hợp này, công ty có thể trả tiền thuê nhân công ngoài theo giờ, ngày hoặc theo hợp đồng.

Thuê ngoài là việc doanh nghiệp tiến hành thuê nhân sự bên ngoài công ty 

4 Lý do doanh nghiệp nhỏ nên thuê ngoài nhân sự

Chi phí nhân công thuê ngoài cần có những chứng từ gì?

Để chi phí nhân công bên ngoài được tính vào chi phí hợp lý và ghi nhận trong thuế thu nhập doanh nghiệp, các công ty, doanh nghiệp cần phải ký kết hợp đồng lao động thuê nhân công. Sau đó, các chứng từ chi trả thu nhập của nhân công sẽ được tạo ra. Cụ thể, các chứng từ cần có gồm:

1. Hợp đồng giao khoán công việc theo mẫu số 08-LĐTL được ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC Hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp.
2. Biên bản xác nhận công việc đã hoàn thành.
3. Giấy phép hành nghề, chứng chỉ hành nghề, giấy đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế theo quy định pháp luật.
4. Bảng kê mua hàng hóa dịch vụ mua vào theo mẫu 01/TNDN.
5. Chứng từ chi tiền.
6. Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân trước khi chi trả tiền cho nhân công.

Việc chuẩn bị đầy đủ các chứng từ này sẽ đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc thanh toán chi phí nhân công bên ngoài của công ty, doanh nghiệp.

Căn cứ pháp lý của hồ sơ nhân công thuê ngoài

Hồ sơ nhân công thuê ngoài căn cứ vào một số văn bản pháp lý sau:

1. Luật Lao động số 10/2012/QH13 ngày 18/6/2012 của Quốc hội quy định về lao động thuê ngoài.
2. Nghị định số 29/2019/NĐ-CP ngày 05/4/2019 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Lao động về lao động thuê ngoài.
3. Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, bao gồm quy định về cách ghi nhận các chứng từ và chi phí liên quan đến hạch toán chi phí thuê ngoài lao động.
4. Các quy định liên quan đến đăng ký kinh doanh, thuế, hợp đồng, bảo hiểm xã hội và các chứng từ khác liên quan đến việc tuyển dụng, chi trả và quản lý nhân công.

Sau khi thuê nhân công ngoài, công ty, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ và các chứng từ theo đúng quy định pháp luật để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tránh việc vi phạm pháp luật

Hồ sơ của chi phí nhân công thuê ngoài

Hồ sơ hạch toán chi phí thuê khoán nhân công bao gồm những gì?

Hồ sơ chi phí nhân công thuê ngoài bao gồm các chứng từ và tài liệu liên quan đến việc thanh toán tiền lương cho nhân công được thuê ngoài. Cụ thể, hồ sơ này bao gồm những thông tin sau đây:

1. Hợp đồng lao động giữa bên thuê và bên cho thuê.
2. Bảng chấm công hoặc phiếu tạm giữ lương của nhân công.
3. Biên bản thanh lý thuế thu nhập cá nhân, nếu có.
4. Các chứng từ thanh toán tiền lương như hóa đơn hoặc biên lai thanh toán.
5. Bảng lương hoặc phiếu lương của thuê khoán nhân công.
6. Các chứng từ liên quan đến quyền lợi và bảo hiểm của nhân công như Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế và các chế độ phúc lợi khác.

Việc lưu trữ hồ sơ kỹ lưỡng và chính xác của chi phí nhân công thuê ngoài là rất quan trọng để đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ pháp luật và để phục vụ cho công tác kiểm toán, thanh tra hoặc xử lý các tranh chấp pháp lý có thể xảy ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp

Tại sao các công ty hàng đầu chọn thuê ngoài như một chiến lược?

Thông tư hạch toán chi phí thuê nhân công ngoài

Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn việc hạch toán chi phí thuê nhân công ngoài theo quy định của Luật Lao động và các văn bản hướng dẫn liên quan. Theo đó, chi phí thuê nhân công ngoài được hạch toán như sau:

1. Chi phí để thuê nhân công ngoài phải được ghi vào tài khoản 641 – Chi phí thuê lao động.
2. Khi thanh toán tiền lương và các khoản phụ cấp cho nhân công thuê ngoài, công ty phải lập chứng từ thanh toán tương ứng và ghi vào tài khoản 642 – Chi phí lương và các khoản trợ cấp liên quan.
3. Nếu nhận được hóa đơn thuế GTGT từ bên cho thuê nhân công ngoài, công ty phải phân bổ số thuế này vào tài khoản 133 – Thuế GTGT phải nộp.
4. Nếu bên cho thuê nhân công ngoài thu được thuế thu nhập cá nhân từ công ty, họ cần phải tính và khấu trừ số tiền này khi thanh toán lương cho nhân công và ghi vào tài khoản 333 – Giảm trừ thuế TNCN cho các cá nhân.
5. Nếu công ty bị phạt hoặc bị đòi lại tiền lương từ bên thuê ngoài do vi phạm hợp đồng lao động, chi phí này cũng được ghi vào tài khoản 642.

Tóm lại, thông tư số 200/2014/TT-BTC quy định chi tiết về việc hạch toán chi phí thuê nhân công ngoài để đảm bảo tính minh bạch, chính xác và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

Mẫu bảng kê chi phí nhân công thuê ngoài hợp lý

Hiện nay, có nhiều mẫu bảng kê chi phí nhân công thuê ngoài khá logic và rõ ràng. Dưới đây là mẫu bảng kê phí thuê ngoài phổ dùng cho thuê nhân công, thuê khoán bạn có thể tham khảo: 

Mẫu bảng kê chi phí thuê ngoài dùng cho thuê nhân công, thuê khoán việc

Mẫu hợp đồng thuê nhân công thời vụ mới nhất (2023)

Tổng kết lại, chi phí nhân công thuê ngoài là một vấn đề cấp bách trong nhiều doanh nghiệp hiện nay. Việc giảm tải chi phí cố định và tập trung vào các hoạt động trọng điểm sẽ giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu quả, tăng lợi nhuận và tạo ra lợi thế cạnh tranh. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phải xem xét kỹ lưỡng và tính toán chi phí khi quyết định thuê ngoài nhân công. Ngoài chi phí nhân công thuê ngoài, còn có những yếu tố khác như đội ngũ quản lý và đánh giá hiệu suất lao động thuê ngoài.

Trong tương lai, việc thuê ngoài nhân công sẽ tiếp tục phát triển. Các công nghệ mới, đặc biệt là trí tuệ nhân tạo, sẽ cho phép nhân công thuê ngoài làm việc với hiệu quả và chính xác hơn. Việc thuê ngoài sẽ trở thành một giải pháp linh hoạt và dễ dàng thích ứng với các yếu tố thay đổi trong môi trường kinh doanh. Tuy nhiên, để có thể thực hiện thành công quyết định này, doanh nghiệp cần phải thực hiện sự tính toán và đánh giá kỹ lưỡng để đảm bảo sự thành công và hiệu quả.