Đa số mọi người đều thấy rằng hành chính nhân sự là vị trí không thể thiếu trong một tổ chức. Vậy công việc của hành chính nhân sự là gì? Nhu cầu tuyển dụng vị trí hành chính nhân sự có lớn không? Chỉ cần đọc cái tên hành chính nhân sự thì chúng ta cũng có thể liên tưởng đến những nét cơ bản của công việc. Đây là sự tổ hợp của hành chính và nhân sự, có tác dụng bổ trợ lẫn nhau, do nhiều doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí hoặc không muốn chuyên biệt hóa các vị trí nên sẽ gộp nhiệm vụ của c ả nhân sự vào bộ phận hành chính nhân sự. Bài viết dưới đây của MPHR sẽ giải đáp cho các bạn hành chính nhân sự là gì, cơ cấu của phòng hành chính nhân sự, mức lương và cơ hội thăng tiến trong thời đại ngày nay.
Thư mục
- 1 Hành chính nhân sự là gì?
- 2 Công việc chính của nhân viên hành chính nhân sự
- 3 Cơ cấu của phòng Hành chính Nhân sự
- 4 Quy trình làm việc của nhân viên hành chính nhân sự là gì?
- 5 Tố chất cần có của nhân viên hành chính nhân sự
- 6 Những kỹ năng chuẩn mà một nhân viên hành chính nhân sự cần có
- 7 Cơ hội và mức lương của nhân viên hành chính nhân sự
Hành chính nhân sự là gì?
Hành chính nhân sự chịu trách nhiệm với các công việc liên quan đến thủ tục hành chính công ty, tổ chức các công tác văn thư lưu trữ thông tin nhân viên. Để bắt đầu với vị trí này, bạn có thể làm nhân viên hành chính nhân sự để tích lũy kinh nghiệm, sau đó một vài năm có khả năng bạn sẽ trở thành chuyên gia trong ngành, tiến lên các vị chuyên sâu hơn về mảng HR.
Khái niệm Hành chính nhân sự là gì? Hành chính nhân sự tiếng Anh là gì? Hành chính nhân sự học ngành gì?
Thông thường, công việc chính của nhân viên hành chính nhân sự gồm có quản lý giám sát các sự kiện, kế hoạch nội bộ ông ty, hoạt động du lịch cho nhân viên, quản lý chấm công, giám sát quá trình hoàn thiện bảng lương. Ở một số công ty, hành chính nhân sự còn thanh toán lương cho cả nhân viên.
Công việc chính của nhân viên hành chính nhân sự
Nhân viên hành chính nhân sự là làm gì? Ở phần thông tin này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu sâu hơn về công việc của phòng hành chính nhân sự là gì. Ngoài những hoạt động đã tóm tắt ở trên, thì hành chính nhân sự còn làm những công việc gì khác không?
Quản lý giấy tờ, hồ sơ sổ sách
Trong mục quản lý giấy tờ, hồ sơ sổ sách, hành chính nhân sự cần đảm bảo những công việc sau:
- Chịu trách nhiệm các hoạt động tiếp nhận công văn, đơn thư, giấy tờ, các loại văn bản, tài liệu được chuyển đến công ty, có quyền giải quyết trong thẩm quyền, lưu trữ các dữ liệu trong kho lưu trữ của công ty
- Tiếp nhận, xử lý các giấy tờ liên quan đến nhân viên, ví dụ như giấy xin nghỉ ốm, giấy xin nghỉ tổ chức cưới,…
- Quản lý, theo dõi thực hiện các hoạt động liên quan đến văn hóa doanh nghiệp
- Quản lý giấy tờ liên quan đến ngày công, lương, thưởng
Công tác lễ tân
Đảm nhiệm công tác lễ tân cũng là một trong các công việc của hành chính nhân sự tổng hợp. Cụ thể gồm có:
- Tiếp đón khách mời khi công ty có sự kiện hoặc hoạt động nội bộ
- Tiếp nhận các thông tin, giao dịch với khách hàng trực tiếp hoặc qua điện thoại
- Tham gia tổ chức sự kiện công ty để duy trì văn hóa doanh nghiệp
Lập bảng lương, xử lý tính lương
Thông thường, lương sẽ do kế toán chịu trách nhiệm. Nhưng ở một số công ty, người làm hành chính nhân sự sẽ kiêm luôn xử lý, quản lý bảng lương, theo dõi chấm công, lên danh sách thưởng phạt công bằng cho nhân viên, trả lương đúng hạn.
Lưu trữ dữ liệu, hồ sơ lao động
Bất kỳ ai làm hành chính nhân sự cũng đều cần quản lý hồ sơ nhân sự, bao gồm thực hiện các hoạt động lưu giữ thông tin nhân viên, kiểm tra cơ sở dữ liệu và thực hiện nhiệm vụ bảo mật các thông tin đó.
Công việc quản lý các tài sản, thiết bị
Người làm hành chính nhân sự có thêm trách nhiệm quản lý các tài sản, thiết bị của văn phòng, xem xét tình trạng cũ mới, cần bảo trì hay không. Từ đó, họ sẽ lên kế hoạch bảo dưỡng để duy trì tiến độ làm việc cho nhân viên. Ngoài ra, các văn phòng phẩm trong công ty cũng do hành chính nhân sự phụ trách.
Cơ cấu của phòng Hành chính Nhân sự
Phòng hành chính nhân sự gồm những gì? Nếu như phòng kinh doanh được ví như người tạo thu nhập cho công ty thì phòng Hành chính nhân sự được xem như hậu phương vững chắc của doanh nghiệp. Bên cạnh khái niệm Hành chính nhân sự là gì, chúng ta cùng tìm hiểu cơ cấu tổ chức của phòng HCNS dưới đây.
Bộ phận tuyển dụng nhân sự
Bộ phận tuyển dụng của các công ty cũng nằm trong phòng HCSN. Vậy nên, việc tìm kiếm và tuyển người cho doanh nghiệp sẽ do phòng trực tiếp phụ trách, nắm bắt nhu cầu tuyển dụng, từ đó lập kế hoạch.
Bộ phận C&B
Bộ phận C&B là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý hệ thống lương thưởng, phúc lợi sao cho đảm bảo về tính công bằng quyền lợi của nhân viên và quy định nhà nước. Bộ phận C&B cần nắm rõ kiến thức về luật lao động, bảo hiểm và các chính sách liên quan.
Bộ phận hành chính nhân sự
Đúng như tên gọi, bộ phận này liên quan đến nghiệp vụ hành chính, soạn thảo văn bản, thư từ, thông báo, lưu trữ hồ sơ, quản lý thiết bị công ty,…và cũng có thể hỗ trợ một số công việc của các bộ phận khác.
Bộ phận đào tạo và phát triển nhân sự (L&D)
Đào tạo và phát triển cũng đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, đây cũng chính là nhiệm vụ cơ bản của bộ phẩn đào tạo tuyển dụng. Lợi ích của công việc đào tạo nằm ở việc tăng hiệu suất hiệu quả công việc, kiến tạo cơ hội giúp nhân viên phát triển bản thân, tiến xa trong sự nghiệp.
Quy trình làm việc của nhân viên hành chính nhân sự là gì?
Dưới đây là quy trình làm việc tiêu chuẩn của một nhân viên hành chính nhân sự:
- Sắp xếp, quản lý việc làm cho nhân viên trong văn phòng
- Lên kế hoạch đào tạo nguồn lực mới
- Giám sát, soạn thảo, lưu trữ giấy tờ công ty
- Bàn giao công việc cho nhân viên
- Lưu trữ hồ sơ nhân viên
- Quản lý, sắp xếp thời gian họp, ghi chép các ý kiến
- Quản lý lương thưởng, chế độ bảo hiểm cho nhân viên
Tố chất cần có của nhân viên hành chính nhân sự
Người làm hành chính nhân sự cũng cần có những tố chất nhất định mới có thể tiến xa được. Vậy tố chất cần có của chuyên viên hành chính nhân sự là gì? Đầu tiên, bạn cần là người khéo léo, nhanh nhẹn, có khả năng giap tiếp tốt, vì công việc chính của phòng hành chính nhân sự nằm ở làm việc với con người chứ không phải máy móc. Ngoài ra, những đức tính như cần mẫn, tỉ mẩn, chăm chỉ, chịu áp lực tốt cũng rất cần thiết. Mỗi người làm hành chính nhân sự cần sẵn sàng tinh thần khi có quá nhiều nhân viên hỏi về các giấy tờ cũng như vấn đề lương thưởng, đồng thời đảm bảo không được xảy ra sai sót trong quá trình xử lý thông tin.
HCNS là gì? Nhân viên hành chính là gì? Tố chất cần có của phòng hành chính nhân sự của Ngân hàng
>> Có thể bạn quan tâm: Sự thú vị của nhóm tính cách ENTP và hành chính nhân sự
Những kỹ năng chuẩn mà một nhân viên hành chính nhân sự cần có
Hành chính nhân sự cần kỹ năng gì? Ngoài những tố chất này, chúng ta có thể trau dồi những kỹ năng mà một nhân viên hành chính nhân sự cần có để phát triển mạnh mẽ hơn trong lĩnh vực này. Vậy những kỹ năng của nguời làm nghiệp vụ hành chính nhân sự là gì? Cụ thể:
Kỹ năng giao tiếp tốt
Hành chính nhân sự là công việc làm trực tiếp với con người nên kỹ năng giao tiếp tốt vô cùng cần thiết. Điều này giúp chúng ta vừa làm hài lòng nhân viên, mà không bị sếp trách phạt. Đôi khi công việc sẽ phát sinh một số tình huống không lường trước được nên chúng ta cần bĩnh tĩnh xử lý linh hoạt.
“Đa di năng”
Bất kỳ công ty nào cũng thích nhân viên có thể làm nhiều việc một lúc. Nhất là người làm hành chính nhân sự, vừa quản lý giấy tờ nhưng vẫn quan tâm đến các mảng trong nhân sự. Vì vậy, chúng ta có thể coi họ là những người “Đa di năng”.
Đạo đức nghề nghiệp
Đạo đức nghề nghiệp là một trong những yếu tố quan trọng của hành chính nhân sự, và cả các nghề khác. Việc đánh giá các quyết định đến lương thưởng cần sự minh bạch, rõ ràng. Đôi khi, có những người có năng lượng nhưng không có đạo đức sẽ làm tổn hại đến doanh nghiệp, ảnh hưởng đến tư tưởng những thế hệ sau này.
Kỹ năng quản lý tổ chức
Như đã nói ở trên, muốn lên được vị trí cao thì chúng ta cần trau dồi kỹ năng quản lý tổ chức. Công việc hành chính nhân sự thường xuyên phải tổ chức hoạt động nội bộ cho công ty, bao gồm các hoạt động giải trí, vậy nên không thể thiếu kỹ năng quản lý tổ chức.
Kỹ năng tin học văn phòng
Kỹ năng tin học văn phòng là kỹ năng cần phải nhuần nhuyễn để xử lý công việc nhanh hơn. Nếu như bạn cứ mãi đánh máy theo dạng “mổ cò” thì hàng trăm nghìn hồ sơ sẽ làm bạn “ngập” ngay tức khắc.
Cơ hội và mức lương của nhân viên hành chính nhân sự
Có thể nói rằng, hành chính nhân sự cũng được coi là nghề có mức lương ổn định, càng lên cao, mức lương sẽ càng hấp dẫn. Thông thường một nhân viên bình thường sẽ có mức lương dao động từ 6 đến 10 triệu tùy kinh nghiệm. Mức lương dành cho trưởng phòng hành chính nhân dao động từ 15-20 triệu, thậm chí còn lên tới 25 triệu 1 tháng.
Tóm lại, các công việc hành chính nhân sự không nhàm chán như chúng ta thường nghĩ. Qua đây, hy vọng các bạn đọc đã hiểu hơn về hành chính nhân sự là gì. Nếu như bạn mong muốn định hướng nghề nghiệp hành chính nhân sự hoặc đang có ý định thay đổi công việc thì không thể bỏ lỡ bài viết này. Bạn cần tìm hiểu thật kỹ thông tin và công việc hành chính nhân sự là gì để chuẩn bị cho tương lai một cách cẩn thận và chu đáo nhất. Đối với các chủ doanh nghiệp nắm được thông tin hành chính nhân sự là, đang cần tìm kiếm nhân sự cho vị trí này, các bạn có thể liên hệ với MPHR để được tư vấn và hỗ trợ tuyển dụng với chất lượng dịch vụ tốt nhất.
