Top 6 phần mềm hỗ trợ cho hệ thống thông tin nhân sự phổ biến

Quản lý thông tin nhân sự đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, có tác động đáng kể đến sự phát triển và bền vững của tổ chức. Vì vậy, sự chú ý và đầu tư vào việc xây dựng hệ thống quản lý thông tin nhân sự là rất cần thiết cho mọi doanh nghiệp. Một hệ thống quản lý thông tin nhân viên hiệu quả sẽ mang lại nhiều giá trị quan trọng cho tổ chức.

Qua việc xây dựng hệ thống này, doanh nghiệp sẽ tạo ra một cơ sở dữ liệu toàn diện, giúp theo dõi và quản lý hiệu quả những thông tin liên quan đến nguồn nhân lực. Điều này giúp tổ chức duy trì hoạt động suôn sẻ và tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên phát huy tối đa năng lực. Cùng tìm hiểu thêm những thông tin chi tiết về hệ thống quản lý thông tin nhân sự trong bài viết sau đây nhé!

Hệ thống thông tin nhân sự là gì?

Hệ thống quản lý thông tin nhân sự là một hệ thống tài liệu truyền đạt thông tin về nguồn nhân lực, được bộ phận nhân sự thu thập, tổng hợp và xử lý. Hệ thống này đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ người dùng đưa ra quyết định tốt hơn trong quá trình điều hành tổ chức.

Bên cạnh đó, hệ thống quản lý thông tin nguồn nhân lực cũng có thể hỗ trợ tổ chức trong việc tập trung và sử dụng nguồn lực nhân sự một cách hiệu quả cho các hoạt động kinh doanh.

Ngoài ra, hệ thống này như một công cụ hỗ trợ trong quá trình xây dựng chiến lược và lập kế hoạch. Qua hệ thống quản lý này, người dùng có thể tận dụng các dữ liệu cần thiết để tiến hành dự báo, phân tích, truy vấn và thực hiện các công việc quản trị liên quan.

Hệ thống quản lý thông tin nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp

Vai trò của hệ thống quản lý thông tin nhân sự

Vấn đề liên quan đến nhân sự đóng vai trò quan trọng trong sự bền vững kinh doanh của doanh nghiệp. Triển khai hệ thống thông tin nhân sự trở thành hướng phát triển tất yếu. Sau đây là các vai trò mà hệ thống này mang lại cho doanh nghiệp:

Xây dựng, đánh giá cũng như duy trì nguồn nhân lực

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp thu hút, xây dựng và phát triển nguồn nhân lực. Đặc biệt, chúng hỗ trợ trong việc đánh giá và đảm bảo hiệu suất của nguồn nhân lực trong quá trình xây dựng và phát triển tổ chức.

Ngoài ra, hệ thống cũng đáp ứng các nhu cầu về chất lượng và số lượng nhân sự một cách hiệu quả. Vai trò của hệ thống quản lý thông tin nhân viên còn được thể hiện rõ trong quá trình sản xuất hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp.

Tạo lợi thế cạnh tranh đối với thương hiệu

Nguồn nhân lực đóng vai trò then chốt ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của doanh nghiệp. Điều này làm cho việc ra quyết định trở nên chính xác và mạnh mẽ hơn khi doanh nghiệp sở hữu một hệ thống thông tin quản lý nhân sự tốt.

Hơn nữa, hoạt động kinh doanh và sản xuất sẽ trở nên suôn sẻ và ổn định khi doanh nghiệp có một hệ thống thông tin nhân lực hiệu quả. Tuy nhiên, tốc độ phát triển của tổ chức cũng phụ thuộc vào cách mà đội ngũ nhân sự trong tổ chức đó thực hiện công việc của mình.

Đảm bảo an ninh và bảo mật về thông tin

So với việc lưu trữ thông tin bằng giấy tờ, việc lưu trữ thông tin của nhân viên và tổ chức thông qua hệ thống thông tin nhân viên mang lại sự đảm bảo về an ninh. Điều này giúp ngăn chặn sự truy cập trái phép từ những người không có quyền hoặc từ những người bên ngoài doanh nghiệp.

Những chức năng chính của hệ thống thông tin nhân sự

Chức năng mà hệ thống thông tin nhân sự mang lại thực sự là yếu tố cần thiết để doanh nghiệp phát triển toàn diện và bền vững:

• Tiến hành phân tích và đánh giá chất lượng ứng viên và nhân sự một cách có tổ chức.
• Thực hiện quá trình luân chuyển nhân sự trong doanh nghiệp khi cần thiết hoặc có nhu cầu phát sinh.
• Đảm bảo quản lý hiệu quả các chế độ phúc lợi và đãi ngộ của nhân sự.
• Đưa ra cảnh báo cho bộ phận quản lý theo yêu cầu từ phía cấp trên.
• Phát triển kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn về nhu cầu của hệ thống nguồn nhân lực.
• Thực hiện các chương trình đào tạo và phát triển nhằm nâng cao kỹ năng và hiệu suất của đội ngũ nhân sự.
• Hỗ trợ doanh nghiệp phát hiện các rủi ro tiềm ẩn và thực hiện các biện pháp khắc phục nhanh chóng.

6 phần mềm hỗ trợ cho hệ thống thông tin nhân sự

Dưới đây là 6 phần mềm hỗ trợ cho hệ thống thông tin quản lý nhân sự, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý nhân sự và nâng cao hiệu suất công việc.

Hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu

Hệ thống này là ứng dụng giúp người dùng dễ dàng tạo và quản lý các tệp dữ liệu liên quan đến mô tả công việc, vị trí làm việc, thông tin và năng lực về ứng viên. Chúng hỗ trợ nhà quản lý thực hiện phân tích dữ liệu nhanh chóng để định hình chiến lược và hoạt động của tổ chức thông qua việc đặt câu hỏi What – If. Từ đó, doanh nghiệp có thể thiết lập mục tiêu và kế hoạch chiến lược một cách có hệ thống.

Các cơ sở dữ liệu trực tuyến

Các cơ sở dữ liệu trực tuyến cung cấp cho các nhà quản lý nguồn nhân lực thông tin về xu hướng kinh tế, thống kê về lao động, mức lương của đối thủ cạnh tranh, kinh nghiệm và kỹ năng nghề nghiệp của lao động, cũng như các quy định của Chính phủ về nguồn nhân lực.

Phần mềm biểu diễn bảng tính

Các quản trị viên có thể tạo ngân sách chung, ngân sách dự án nguồn nhân lực hoặc đánh giá dữ liệu về các vấn đề nhân sự bằng cách sử dụng phần mềm bảng tính. Thông qua phần mềm này, bạn dễ dàng thiết lập các bảng thống kê về số lượng và tỷ lệ lao động trong mọi lĩnh vực thuộc nhiều ngành nghề khác nhau, thống kê về tai nạn, bệnh tật, tử vong hoặc tỷ lệ nhân sự theo các nhóm tuổi.

Đa dạng các phần mềm hỗ trợ cho hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự

Phần mềm thống kê

Phần mềm thống kê đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thông tin nhân sự một cách chặt chẽ. Người dùng có thể tận dụng phần mềm thống kê cho nhiều mục đích khác nhau như:

• Phân tích chi tiết cơ cấu đội ngũ lao động theo độ tuổi, giới tính và trình độ. Từ đó, hệ thống cung cấp dữ liệu nhanh chóng, hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự một cách hợp lý nhất.
• Thống kê tỷ lệ tai nạn lao động, bệnh tật và tử vong giữa các nhóm ngành. Điều này giúp phòng nhân sự dễ dàng xác định và so sánh tỷ lệ này ở các nhóm ngành, từ đó đưa ra chính sách nhân sự phù hợp.
• Xác định các khoản chi phí liên quan đến vấn đề bảo hiểm và trợ cấp cho các năm hoạt động tới. Chúng hỗ trợ dự toán chi phí trong tương lai và đưa ra các quyết định chiến lược.

Phần mềm quản lý thông tin nhân sự thông minh

Với phần mềm này, các tệp quản lý nhân sự được xây dựng dưới dạng tích hợp và được quản trị hợp nhất thông qua phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu. Nhờ đó, các chương trình ứng dụng có khả năng tạo ra báo cáo từ một hoặc nhiều tệp dữ liệu có sẵn trên hệ thống.

Phần mềm thông tin nhân sự với chức năng hữu hạn

Phần mềm này cho phép phòng nhân sự quản lý nhân sự tự động hoá dễ dàng và nhanh chóng, tập trung vào một hoặc vài hoạt động cụ thể. Chúng cung cấp dữ liệu để hỗ trợ việc đề xuất chiến lược nhằm phát huy điểm mạnh của toàn bộ nhân viên, từ đó hỗ trợ họ phát triển nhanh chóng trong sự nghiệp.

MPHR – Tư vấn và cung cấp các giải pháp về nhân sự

MPHR là một đơn vị chuyên tư vấn và cung cấp các giải pháp về nhân sự, cam kết đem đến cho doanh nghiệp những công cụ và chiến lược hiệu quả nhất trong quản lý nguồn nhân lực. Với sự chuyên nghiệp và kiến thức sâu rộng về lĩnh vực này, MPHR không chỉ giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiệu quả mà còn hỗ trợ trong việc phân tích và tối ưu hóa cơ cấu nhân sự.

MPHR – Tư vấn và cung cấp các giải pháp về nhân sự

MPHR hoạt động với nhiều năm kinh nghiệm, xây dựng mối quan hệ hợp tác vững chắc với nhiều doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực đa dạng, từ các tập đoàn lớn đến các công ty SME và start-up. Đội ngũ tư vấn của MPHR bao gồm những chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực nhân sự, cam kết hoàn thành mọi dự án đúng thời hạn và mang lại hiệu quả tối đa.

Quý vị cũng có thể tham khảo một số dịch vụ về nhân sự của MPHR:

• Dịch vụ cho thuê lao động
• Dịch vụ Payroll (quản lý và tính tiền lương)
• Dịch vụ tuyển dụng nhân sự
• Dịch vụ khảo sát thị trường

Như vậy, hệ thống thông tin nhân sự không chỉ là một công cụ hỗ trợ quản lý, mà còn là một yếu tố quan trọng quyết định sự thành công và bền vững của mọi tổ chức. Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, nhiều phần mềm đã ra đời, mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, từ tối ưu hóa quy trình tuyển dụng đến việc phát triển và giữ chân nhân tài.

Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến quản lý thông tin nhân sự. Hy vọng rằng bài viết này sẽ cung cấp nhiều kiến thức hữu ích và những phương pháp quản lý nguồn nhân sự một cách hiệu quả cho doanh nghiệp. Qua đó, doanh nghiệp có thể thiết lập kế hoạch quản lý nguồn nhân lực một cách chặt chẽ, mang lại nhiều lợi ích và tăng cường hiệu suất hoạt động cho công ty của mình.