Bạn có biết HR Admin là gì? Có thể nói, HR Admin không chỉ đơn thuần thực hiện công việc tuyển dụng mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng và phát triển tài năng của mỗi nhân viên. Trong một tổ chức, họ là những người trực tiếp quan tâm và đánh giá năng lực để tìm ra ứng viên phù hợp nhất. Họ cũng là người am hiểu về các chính sách và quy trình hoạt động của công ty, quyền lợi lao động của mỗi nhân viên.
Một HR Admin giỏi đòi hỏi phải sở hữu những kỹ năng và kiến thức chuyên môn vượt trội. Để có cái nhìn tổng quan về công việc của một HR Admin là gì và đâu là những kỹ năng quan trọng cho nghề này, hãy đọc ngay bài viết này nhé.
Thư mục
Hiểu rõ về HR Admin
HR Admin, được gọi tắt từ Human Resources Administrator, đóng vai trò không thể thiếu trong việc điều hành bộ máy nhân sự của công ty. Nhưng thực sự, bạn đã hiểu rõ về HR Administrator chưa? Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về khái niệm HR Admin ngay sau đây.
Thuật ngữ HR Admin là gì?
HR Admin hay HR Administrator, còn được gọi là nhân viên Quản trị Hành chính Nhân sự, họ chịu trách nhiệm tìm kiếm và tuyển dụng ứng viên tiềm năng phù hợp với yêu cầu của công việc và tổ chức, cùng với đó họ cũng triển khai và phát triển các chính sách hỗ trợ cho nguồn nhân lực.
Ngoài ra, HR Admin còn phụ trách quản lý các thủ tục, giấy tờ và hồ sơ liên quan đến dữ liệu doanh nghiệp. Vị trí HR Admin đòi hỏi bạn phải nắm vững kiến thức chuyên môn và kỹ năng nghiệp vụ xuất sắc, cùng khả năng tổ chức và quản lý nhân lực ổn định, từ đó mới có thể góp phần tạo dựng cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
Hiểu rõ về HR Admin
>>> Xem thêm: HR Freelancer là gì
Sự khác nhau giữa HR Admin và HR Manager
HR Admin đảm nhiệm vị trí cấp thấp hơn so với HR Manager và thường dưới sự quản lý trực tiếp của HR Manager. Trong phòng nhân sự, HR Manager là người đứng đầu bộ phận và thường tập trung vào việc xây dựng và triển khai các chiến lược toàn diện về sử dụng tài nguyên nhân sự hiệu quả. Còn HR Admin sẽ kết hợp các nhiệm vụ hành chính với việc thực hiện các chiến lược mà HR Manager đã đề xuất.
Vai trò và tầm quan trọng của HR admin trong doanh nghiệp
HR Admin đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào. HR Admin không chỉ đơn thuần là một vị trí, mà còn là người chịu trách nhiệm quản lý và phát triển nguồn lực nhân sự của công ty. Nhiệm vụ của HR Admin bao gồm việc duy trì nguồn nhân lực ổn định, đồng thời phải tổ chức các chương trình đào tạo nhằm phát triển kỹ năng và năng lực của các nhân viên trong quá trình làm việc.
HR Admin đóng vai trò quan trọng trong mỗi doanh nghiệp
HR Admin cũng là người chịu trách nhiệm quản lý các vấn đề liên quan đến lương thưởng và phúc lợi xã hội của toàn bộ nhân viên trong công ty. Đây là một nhiệm vụ đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối, vì lỡ có xảy ra bất kỳ sai sót nào liên quan đến lương thưởng có thể dẫn đến các hậu quả nghiêm trọng như gây mâu thuẫn nội bộ và tác động tiêu cực đến hình ảnh và độ uy tín của doanh nghiệp.
HR Admin, họ cũng là người tham gia trực tiếp vào quá trình tuyển dụng, đào tạo, và đánh giá hiệu quả công việc của mỗi cá nhân, cũng như biết tận dụng nguồn lực nhân sự hiệu quả. Quan trọng hơn hết, họ sẽ tìm ra và giữ chân những ứng viên sáng giá và tiềm năng để đào tạo phát triển.
>>>> Xem thêm:
Các công việc cần làm của HR Admin là gì?
Công việc cần làm của một HR Admin là gì? Dựa theo quy mô tổ chức của mỗi doanh nghiệp mà công việc của một HR Admin có thể sẽ khác nhau. Dưới đây là những công việc cơ bản mà Nhân viên Quản trị Hành chính Nhân sự thường hay làm:
- Thiết lập kế hoạch tìm kiếm và tuyển dụng các ứng viên phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp, cụ thể là xây dựng hồ sơ, tiến hành sàng lọc và phỏng vấn và giới thiệu các chính sách và thủ tục của công ty cho ứng viên hiểu rõ.
- Quản lý và bảo quản hồ sơ của ứng viên, đồng thời tiếp nhận các hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội, phụ cấp, lương thưởng và triển khai các chính sách đãi ngộ cho nhân viên theo quy định của doanh nghiệp.
- Theo dõi và đánh giá năng lực của ứng viên qua quá trình thử việc. Đảm bảo cung cấp chế độ lương thưởng và phúc lợi phù hợp cho nhân viên công ty.
- Giải đáp các vấn đề thắc mắc của nhân viên về chính sách và các vấn đề liên quan đến nhân sự.
- Tổ chức các hoạt động gắn kết nhân viên thông qua các buổi dã ngoại, picnic hoặc các chương trình team-building.
- Xây dựng và quản lý bảng lương chi tiết, thực hiện các khoản thanh toán lương thưởng hàng tháng cho nhân viên.
- Xây dựng và định hình văn hóa tổ chức để nâng cao hình ảnh và chất lượng của công ty.
Các kỹ năng cần có để trở thành một HR Admin thành công
Để trở thành một HR Admin chuyên nghiệp, bạn cần phải trang bị những kỹ năng và các kiến thức sau đây:
- Trình độ chuyên môn: Một HR Admin yêu cầu phải có trình độ học vấn và kiến thức chuyên môn sâu về ngành Nhân sự. Vậy nên, việc tốt nghiệp trong lĩnh vực Quản trị nhân sự sẽ là một lợi thế mạnh, giúp bạn nhanh chóng thích nghi với các tác vụ quản lý nhân sự. Hiểu biết về hành chính doanh nghiệp cũng sẽ giúp bạn đưa ra các phương án phát triển phù hợp cho công ty. Hơn nữa, HR Admin cần liên tục cập nhật kiến thức về các quy định Luật lao động thì mới đảm bảo được hiệu quả trong công việc.
- Sử dụng thành thạo các phần mềm nhân sự: Một HR Admin cần phải nắm vững các thao tác của phần mềm quản lý nhân sự. Kỹ năng này giúp HR Admin tối ưu hóa các nhiệm vụ liên quan đến nhân sự và đạt được mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. Việc tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa phân bổ nguồn nhân lực sẽ mang lại hiệu quả lớn hơn cho doanh nghiệp. Các phần mềm đó thường là: Vios, HRMS,…
- Kỹ năng quản lý, tổ chức và giải quyết vấn đề: Là một bộ phận thường xuyên đối mặt với nhiều vấn đề khác nhau, thường là những xung đột liên quan đến phúc lợi, lương thưởng của nhân viên và chính sách công ty. Chính vì lý do này mà một ứng viên HR Admin phải sở hữu các kỹ năng quản lý và giải quyết mâu thuẫn hiệu quả để đảm bảo môi trường làm việc lành mạnh, uy tín và thúc đẩy sự phát triển, từ đó bảo vệ danh tiếng của công ty. Kỹ năng này đòi hỏi HR Admin phải có trực giác nhanh nhạy và khả năng ứng biến linh hoạt, kỹ năng này được hình thành thông qua việc đối mặt với các tình huống thực tế mỗi ngày.
- Kỹ năng giao tiếp: HR Admin là người kết nối giữa các nhân viên và doanh nghiệp, do đó, khả năng giao tiếp là một yếu tố quan trọng để phát triển vai trò của HR Admin. Điều quan trọng là kỹ năng giao tiếp này phải được phát huy tối đa trong cả văn viết lẫn văn nói để truyền đạt các chính sách của doanh nghiệp đến từng ứng viên. Ngoài ra, khả năng giao tiếp của HR Admin cũng phản ánh hình ảnh của công ty thông qua các cuộc phỏng vấn và giải quyết các vấn đề nhân sự.
- Kỹ năng đa nhiệm: HR Admin thường phải xử lý nhiều công việc trong một ngày, vì vậy, họ cần học cách trở nên đa nhiệm hơn để hoàn thành tiến độ công việc nhanh hơn. Trong quá trình làm việc, các vấn đề về xung đột có thể xảy ra bất cứ lúc nào, đòi hỏi một HR Admin phải giải quyết vấn đề nhanh chóng mà không gây ảnh hưởng đến hiệu suất công việc của họ. Các doanh nghiệp luôn cần nhân viên có khả năng đa nhiệm để có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau trong cùng một lúc.
Mức thu nhập của HR Admin là bao nhiêu?
HR Admin là một vị trí được nhiều người quan tâm và họ cũng mong muốn tìm được một mức lương xứng đáng. Thu nhập của HR Admin dựa vào kinh nghiệm và năng lực của từng cá nhân và có thể thay đổi đáng kể.
Lương HR Admin là gì? Lưu ý đến các kỹ năng cần có để trở thành một HR Admin thành công
Điển hình mức lương khởi điểm cho những tân sinh viên sẽ từ 7.500.000 – 8.500.000 VNĐ/tháng. Trong khi đó, những HR Admin có kinh nghiệm nhiều năm thì mức lương dao động từ 20.000.000 – 30.000.000 VNĐ/tháng.
Tuy nhiên, mức lương của một HR Admin cũng có thể bị ảnh hưởng bởi một số yếu tố khác nhau. Điều này có thể là do ngành công nghiệp mà công ty hoạt động, vị trí địa lý, và cả mức độ cạnh tranh trên thị trường lao động. Các doanh nghiệp lớn và đa quốc gia thường có nguồn tài chính lớn hơn để trả mức lương cao hơn, trong khi các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể cần tối ưu hóa nguồn lực và do đó có thể cung cấp mức lương khởi điểm thấp hơn. Ngoài ra, những khoản tiền thưởng và các chế độ phúc lợi khác cũng có thể ảnh hưởng đáng kể đến tổng thu nhập của một HR Admin.
Tương lai và lộ trình thăng tiến của một HR Administrator
Cũng giống như nhiều ngành nghề khác, trong Quản trị Hành chính Nhân sự, việc bắt đầu từ những vị trí cơ bản là điều cần thiết. Ứng viên cần phải tích lũy kinh nghiệm từng bước và từng vị trí thì mới có thể tiến lên các cấp vị trí quản lý, dựa trên nền tảng kiến thức chuyên môn.
Đáng chú ý, ngành HR không chỉ có một mà nhiều vị trí công việc khác nhau, không chỉ dừng lại ở vị trí HR Admin. Mỗi vị trí mang theo các nhiệm vụ riêng biệt và tùy vào sở thích, kinh nghiệm và kỹ năng của mỗi cá nhân để có được công việc phù hợp với bản thân. Thường thấy, lộ trình thăng tiến của một HR Admin có thể được mô tả như sau qua các cấp độ:
- HR Intern
- HR Staff/HR Admin
- HR Executive
- HR Manager
- HR Director
>>> Xem thêm:
Tóm lại, HR Admin đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nhân sự và định hình văn hóa tổ chức doanh nghiệp. Với sự am hiểu sâu về kiến thức chuyên môn và các kỹ năng quản lý, HR Admin sẽ tìm ra một đội ngũ nhân viên sáng giá và tiềm năng cho công ty. HR Admin như một cầu nối giữa ứng viên và nguồn lực quan trọng cho mỗi doanh nghiệp.
Qua bài viết này hy vọng bạn đã biết rõ hơn về HR Admin là gì và các kỹ năng cần thiết để trở thành một HR Admin chuyên nghiệp. Với sự hỗ trợ của HR Admin, mỗi doanh nghiệp có thể xây dựng nên một môi trường làm việc tích cực và phát triển bền vững.
