Kpi là gì? Chỉ số KPI thế nào là tốt nhất?

KPI là một công cụ mà đa phần những người đi làm đều quan tâm. Tuy nhiện, khái niệm KPI là gì thì không phải ai cũng hiểu rõ. Chỉ số KPI đóng vai quan trọng trong việc thể hiện hiệu quả công việc của một doanh nghiệp. Tùy theo năng lực sản xuất kinh doanh và các chỉ số khác mà KPI sẽ được xây dựng, đánh giá một cách khách quan theo từng phòng ban cụ thể.

KPI cũng góp phần thúc đẩy hiệu quả sản xuất kinh doanh của từng team. Nhiều công ty đã xây dựng, áp dụng KPI đối với nhân viên của mình và tính lương KPI. Vậy KPI là gì? Xây dựng chỉ số KPI thế nào cho hiệu quả? Khi tính lương theo KPI, doanh nghiệp cần chú ý điều gì? MPHR sẽ giúp bạn trả lời những câu hỏi này ngay trong bài viết sau đây.

KPIs là gì?

Key Performance Indicator được dịch từ tiếng anh có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Theo đó, KPI là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng. Chỉ số này nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân khi thực hiện một nhiệm vụ công việc cụ thể.

KPI là gì? Kpi là viết tắt của từ gì? KPI nhân sự giúp đánh giá mức độ hoàn thành công việc

KPI được tổ chức doanh nghiệp triển khai ở nhiều cấp độ khác nhau để đánh giá mức độ hoàn thành của họ đối với một mục tiêu đề ra từ trước. KPI được xây dựng ở level cao sẽ tập trung nhiều hơn vào các chỉ số, mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Ngược lại, KPI ở level thấp được xây dựng cho các hệ thống quy trình, cá nhân, phòng ban nhỏ.

Thẻ điểm cân bằng BSC là gì?

Tầm quan trọng của KPI đối với doanh nghiệp

KPI, viết tắt của “Key Performance Indicator,” không chỉ là một cụm từ mà còn là một thông số quan trọng đối với cả doanh nghiệp và người lao động. Để hiểu sâu hơn về tầm quan trọng của KPI, chúng ta hãy xem xét cụ thể vai trò và ý nghĩa của khái niệm này đối với cả hai phía. Cụ thể:

Đối với doanh nghiệp

KPIs đóng một vai trò cực kỳ quan trọng đối với hoạt động của một doanh nghiệp. Đây không chỉ là những con số thô sơ để đo lường sự hiệu quả trong chiến lược kinh doanh và marketing, mà còn là công cụ quan trọng trong việc đánh giá năng lực của đội ngũ nhân viên. Hãy cùng xem xét chi tiết những vai trò quan trọng của KPIs trong doanh nghiệp:

• KPIs giúp định rõ những mục tiêu cụ thể mà nhân viên cần đạt được. Thông số này được xem là cách hướng dẫn và động viên cho nhân viên, giúp họ biết rõ công việc của mình và mục tiêu cần hướng tới.
• KPIs cho phép doanh nghiệp đánh giá sự đóng góp và hiệu suất làm việc của từng nhân viên dựa trên các tiêu chí cụ thể. 
• KPIs là công cụ đo lường hiệu suất của chiến lược kinh doanh. Nếu KPIs không đạt được, doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận ra và điều chỉnh lại chiến lược của mình để đảm bảo sự phát triển và cạnh tranh trong thị trường.
• Chỉ số KPIs có thể được sử dụng để khuyến khích sự phấn đấu, nỗ lực của nhân viên. Việc theo dõi và đánh giá theo KPIs có thể thúc đẩy họ góp sức hơn vào công việc để đạt được mục tiêu cá nhân và tổ chức.

Đối với nhân viên

KPI đóng một vai trò quan trọng trong cuộc sống của người đi làm, đặc biệt là trong việc quản lý và thực hiện công việc hàng ngày. Dưới đây là những vai trò quan trọng của KPI đối với người đi làm:

• Xác định mục tiêu công việc cụ thể: KPIs giúp người lao động hiểu rõ mục tiêu và kỳ vọng của công việc của họ. KPIs giúp xác định những chỉ số quan trọng cần đạt được, giúp gia tăng sự tập trung và hướng dẫn nhân viên trong công việc hàng ngày.
• Đo lường hiệu suất cá nhân: KPIs cho phép người đi làm tự đánh giá hiệu suất làm việc của mình dựa trên các chỉ số cụ thể. Điều này giúp họ biết mình đang hoàn thành công việc đến đâu và có nên điều chỉnh để đạt được mục tiêu hay không.
• Lập kế hoạch làm việc cụ thể: Một khi đã nắm rõ KPIs, người lao động có thể xây dựng kế hoạch làm việc cụ thể để đạt được các chỉ số này. Điều này giúp họ rèn luyện khả năng tổ chức và quản lý thời gian.
• Tạo động lực làm việc: KPIs có thể là một nguồn động viên mạnh mẽ. Khi người đi làm biết rằng việc đạt được KPIs sẽ mang lại sự công nhận và phần thưởng, họ sẽ có động lực cao hơn để làm việc hết mình.
• Dễ dàng nhận ra khi cần điều chỉnh và cải thiện: KPIs không chỉ đánh giá hiệu suất mà còn giúp nhận biết khi nào tiến độ hoặc hiệu quả công việc bị trật khỏi KPIs. Điều này giúp người lao động điều chỉnh và cải thiện hiệu suất để đảm bảo công viên đúng với mục tiêu đề ra.

Các loại KPI phổ biến hiện nay

Ngoài việc hiểu rõ về định nghĩa KPI là gì thì chắc hẳn các bạn cũng đang rất quan tâm đến các loại KPI thường được sử dụng hiện nay. Có thể nói, các loại KPI đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp đánh giá sự thành công, tập trung vào mục tiêu, và điều hướng các chiến lược kinh doanh một cách hiệu quả. Hãy cùng tìm hiểu để bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về cách KPIs có thể được áp dụng trong lĩnh vực của bạn. Cụ thể:

KPI kinh doanh

KPI Kinh doanh là một tập hợp các chỉ số quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá và đo lường hiệu quả của họ trong thời gian ngắn hạn và dài hạn. Các thông số này là những công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp xác định sự thành công của các dự án và hoạch định chiến lược. Thông qua KPIs, doanh nghiệp có khả năng phân tích các mặt mạnh và yếu của quy trình kinh doanh của họ, từ đó tối ưu hóa hiệu suất và cải thiện mặt lợi nhuận.

Vai trò của đánh giá KPI là gì trong kinh doanh? Có nhiều chỉ số KPI khác nhau

KPI tiếp thị 

KPI Tiếp thị là một tập hợp các chỉ số quan trọng trong lĩnh vực tiếp thị, giúp đội ngũ tiếp thị đánh giá và đo lường hiệu quả của các chiến dịch, kênh tiếp thị và các hoạt động quảng cáo. Thông số cho phép đo lường liệu một chiến dịch tiếp thị có đạt được mục tiêu của nó hay không. 

Các chỉ số KPI là cách tiếp thị đánh giá mức độ thành công của một chiến dịch và cung cấp thông tin về các lĩnh vực có thể được cải thiện hoặc tập trung vào để đạt được hiệu suất tốt nhất.

KPI Quản lý dự án 

KPI Quản lý dự án là một công cụ quan trọng cho các nhà quản lý dự án để theo dõi và đánh giá tiến độ và hiệu suất của các dự án. Các thông số giúp quản lý dự án nắm bắt được hiệu suất của từng giai đoạn trong dự án, đánh giá hiệu quả công việc mà nhân viên tham gia, và so sánh mức độ thành công với kỳ vọng ban đầu. Chỉ số này giúp tối ưu hóa quản lý dự án và đảm bảo rằng mọi việc diễn ra đúng kế hoạch.

KPI Tài chính

KPI  trong lĩnh vực tài chính là những chỉ số quan trọng được sử dụng bởi cấp quản lý và lãnh đạo bộ phận tài chính của công ty để theo dõi và đánh giá tình hình tài chính của công ty. Các chỉ số này có thể bao gồm doanh thu, lợi nhuận, và nhiều yếu tố khác liên quan đến tài chính của công ty. Việc theo dõi và đo lường KPI tài chính giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về sức khỏe tài chính của công ty và đưa ra các quyết định chiến lược liên quan đến tài chính.

KPI Bán hàng

KPI Bán hàng là một chỉ số quan trọng được sử dụng để đo lường hiệu quả của bộ phận bán hàng và đánh giá đóng góp của họ vào doanh thu của công ty. Thông số giúp theo dõi và đánh giá sự phát triển của doanh số bán hàng theo từng khoảng thời gian như hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, và hàng năm. 

KPI Bán hàng không chỉ áp dụng cho các công ty trong lĩnh vực bán lẻ mà còn cho mọi loại sản phẩm, bao gồm cả dịch vụ. Cách này giúp công ty có cái nhìn chi tiết về hiệu suất của bộ phận bán hàng và sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể mà họ cung cấp.

Người lập KPI muốn xây dựng được bảng KPI có hiệu quả cần phải có chuyên môn cao, hiểu biết rõ về KPI là gì. Việc này giúp nâng cao hiểu biết và xây dựng, áp dụng chúng 1 cách khoa học nhất.

Sự khác nhau giữa KPI và mục tiêu

Sự khác nhau giữa KPI và mục tiêu (OKR) là một khía cạnh quan trọng trong quản lý và đánh giá hiệu suất của một tổ chức hoặc cá nhân. KPI và mục tiêu đều đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng và đo lường sự thành công, nhưng cả hai  đều có tính chất và mục đích khác nhau. Hãy cùng tìm hiểu về sự khác biệt giữa chúng và cách chúng đóng góp vào quá trình quản lý và đánh giá. 

Thiết lập mục tiêu

Mục tiêu KPI thường nhằm đo lường đầu ra của một quá trình hoặc dự án đã tồn tại, thường là về sản lượng, số lượng, hoặc chất lượng của hoạt động đang diễn ra. KPI thường được xác định để đạt được và thường thể hiện những mục tiêu có thể đạt được.

Trái lại, OKR có tính tham vọng và mạnh mẽ hơn. OKR tạo ra sự liên kết giữa tham vọng và hiện thực, giúp bạn vượt qua giới hạn của tình hình hiện tại của công ty. Nếu bạn muốn đặt ra một mục tiêu táo bạo và tham vọng, OKR sẽ là công cụ hữu ích đưa bạn đến mục tiêu đó.

Thời hạn

KPI thường có tính hệ thống và dài hạn, đây là công cụ hỗ trợ quản lý hiệu quả cho các bộ phận hoạt động theo chu kỳ cố định, thường đo lường theo kết quả chính xác. KPI được sử dụng liên tục và thường áp dụng cho các nhiệm vụ có tính lặp đi, lặp lại trong doanh nghiệp.

Trong khi đó, OKR thường liên quan đến mục tiêu ngắn hạn, khó đo lường chính xác, và thường được sử dụng trong những trường hợp ít lặp lại hoặc chỉ áp dụng cho những dự án, doanh nghiệp có tính tham vọng. OKR thường không theo một chu kỳ cố định và có thể chỉ sử dụng trong một vài lần.

Bản chất

KPI thường được sử dụng chủ yếu để kiểm soát, đo lường, xác định trạng thái và mức độ thành công của một công việc hoặc một hoạt động đang diễn ra. Đây thường là các chỉ số cụ thể để đánh giá hiệu suất và đo lường sự tiến bộ.

Trong khi đó, OKR có mục đích chính là truyền cảm hứng và thúc đẩy các nhân viên trở nên tham vọng hơn và đạt được các mục tiêu vượt khỏi giới hạn vốn có. OKR tập trung vào việc đặt ra các mục tiêu tham vọng và cố gắng đạt được chúng bằng cách tập trung vào sự phấn đấu và cải thiện.

Phương pháp xây dựng KPI

KPIs là những chỉ số quyết định và đo lường sự thành công, và cách chúng được xây dựng có thể ảnh hưởng lớn đến việc định hướng và đạt được mục tiêu của tổ chức. Vậy phương pháp xây dựng KPI là gì, xây dựng như thế nào cho hiệu quả?. Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu về các phương pháp hiệu quả để xây dựng KPIs và cách chúng có thể hỗ trợ quá trình quản lý và đánh giá. Cụ thể:

Người chịu trách nhiệm xây dựng KPI

Việc xác định ai sẽ đảm nhiệm việc xây dựng KPIs là một phần quan trọng của quá trình quản lý hiệu suất. Người đảm nhiệm trách nhiệm này cần phải có cái nhìn tổng quan về toàn bộ hệ thống, hiểu rõ các nhiệm vụ cần thực hiện và mục tiêu đã được đề ra. Thông thường, người xây dựng KPIs sẽ là người ở cấp quản lý cấp cao, có khả năng vạch ra các chỉ số cho từng phòng ban hoặc các vị trí cụ thể trong tổ chức.

Tuy nhiên, các nhân viên không trực tiếp tham gia vào quá trình xây dựng KPIs cũng có quyền thảo luận và đóng góp ý kiến. Bởi vì họ sẽ là những người thực hiện công việc theo các chỉ số này. Do đó, sự góp ý từ cấp dưới rất cần thiết để đảm bảo tính khả thi và minh bạch của KPIs.

Trong quá trình xây dựng KPIs, việc tham khảo ý kiến của cấp dưới để đảm bảo rằng các chỉ số được thiết lập là phù hợp và có thể thực hiện. Việc này sẽ đảm bảo tính minh bạch trong quá trình đánh giá hiệu suất và khả năng đạt được mục tiêu cuối cùng.

Xác định KPI theo công cụ SMART

Một công cụ phổ biến giúp thực hiện điều này là SMART, viết tắt của Specific (cụ thể), Measurable (có thể đo lường được), Attainable (có thể đạt được), Relevant (thực tế, có liên quan), và Time-bound (thời gian cụ thể). Các chỉ số KPI cần phải tuân theo các tiêu chí SMART để đảm bảo tính hiệu quả và rõ ràng của chúng. Cụ thể:

• Specific (Cụ thể): Mục tiêu KPI cần được xác định rõ ràng và cụ thể. Điều này giúp mọi người hiểu rõ mục đích của chỉ số.
• Measurable (Có thể đo lường được): KPI cần có khả năng đo lường hoặc đánh giá bằng con số hoặc dữ liệu cụ thể. Cách này giúp theo dõi và đánh giá sự tiến bộ của nhân viên.
• Attainable (Có thể đạt được): Mục tiêu KPI cần được đặt sao cho khả năng đạt được là có thực. KPI đề ra không nên quá khó đạt được hoặc không thực tế.
• Relevant (Thực tế, có liên quan): KPI cần liên quan trực tiếp đến mục tiêu hoặc chiến lược tổng thể của tổ chức. Thông số này không nên là một chỉ số cô lập mà không góp phần vào sự phát triển tổng thể.
• Time-bound (Thời gian cụ thể): Mục tiêu KPI cần có hạn thời gian cụ thể để đảm bảo được thời gian và mức độ áp lực khi đạt được nó.

Áp dụng và đánh giá mức độ hoàn thành của KPIs

Việc áp dụng KPIs này đòi hỏi sự kết hợp giữa người quản lý và những người thực hiện công việc. Người quản lý cần phải hướng dẫn, hỗ trợ và định rõ kỳ vọng liên quan đến KPIs. Cùng với đó, họ cũng cần tạo ra môi trường làm việc thúc đẩy sự đổi mới và nâng cao hiệu suất.

Đánh giá mức độ hoàn thành KPIs không chỉ là việc kiểm tra kết quả, mà còn là việc đối chiếu nó với mục tiêu đã đặt ra. Nếu cần thiết, điều chỉnh và cải thiện cách thức hoạt động để đảm bảo mức độ hoàn thành cao hơn là điểm chung của quá trình này.

Chạy KPI là gì? Xây dựng hệ thống KPI hiệu quả để quản lí, thực hiện và đánh giá công việc

Đánh giá và tính toán lương thưởng

Sau khi đã xác định mức độ hoàn thành của KPIs, người quản lý cần đưa vào công thức tính toán để xác định mức lương thưởng phù hợp cho nhân viên. Công thức này thường được xây dựng trước và dựa trên các tiêu chí cụ thể liên quan đến KPIs và mức độ hoàn thành công việc được giao.

Mục đích của việc tính toán lương thưởng dựa trên KPIs là tạo động lực cho nhân viên để họ nỗ lực đạt được mục tiêu và cải thiện hiệu suất làm việc. Nếu nhân viên biết rằng sẽ có phần thưởng xứng đáng khi họ hoàn thành KPIs một cách xuất sắc, họ sẽ có động lực hơn để đạt được kết quả tốt hơn.

Những lưu ý quan trọng trong việc xây dựng KPI

KPIs thường chỉ được quan tâm ở mức quản lý và điều hành, và không nên theo dõi quá nhiều chỉ số hiệu suất tại nhiều cấp độ khác nhau. Ví dụ, ở cấp độ chiến lược, doanh nghiệp nên tập trung theo dõi và đo lường các chỉ số có tác động lớn nhất đến toàn bộ công ty. Để triển khai hệ thống KPIs một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý một số điều quan trọng như sau:

• Hiểu rõ giá trị đóng góp và tầm quan trọng của KPIs.
• Thấu hiểu mối quan hệ giữa hệ thống Balanced Scorecard (BSC) của công ty và các KPIs tại cấp đơn vị và vị trí công việc.
• Có kiến thức về phương pháp xây dựng và áp dụng mô hình quản lý thành tích trong quản trị nhân sự tại doanh nghiệp, bao gồm quy trình thiết lập, phân bổ và quản lý KPIs.
• Hiểu các phương pháp thiết lập và phân bổ chỉ số KPIs.
• Thấu hiểu mối quan hệ giữa việc áp dụng kết quả đánh giá KPIs và các yếu tố liên quan đến lương thưởng và phúc lợi.
• Hiểu phương pháp đo lường và cách thiết lập sự ưu tiên cho từng KPIs tại các vị trí.
• Thấu hiểu các phương pháp đánh giá, cung cấp phản hồi về việc thực hiện và quá trình cải tiến hệ thống KPIs.

Quy trình xây dựng hệ thống KPI hiệu quả

Bảng KPI được xây dựng cho từng doanh nghiệp có sự khác nhau bởi nó còn phụ thuộc vào mục đích của từng đơn vị. Tuy nhiên chúng ta vẫn có thể xây dựng theo một quy trình chuẩn hay còn gọi là khung quy trình xây dựng KPI như sau:

• Xác định chủ thể xây dựng KPI
• Chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận cần được làm rõ
• Với mỗi vị trí chức danh sẽ có chỉ số phù hợp
• Chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs cũng cần làm rõ
• Xây dựng khung điểm và kết quả của nhân sự
• Đo lường hiệu quả
• Điều chỉnh và tối ưu KPI phù hợp với từng giai đoạn

Thế nào là chỉ số KPI tốt

Khi đã hiểu rõ KPI là gì thì chúng ta cần biết được những đặc điểm của chỉ số KPI tốt. Chỉ số KPI tốt sẽ bao gồm các tiêu chí sau:

• KPI đúng với mục tiêu chiến lược lâu dài của công ty.
• Có các trọng số của chỉ tiêu hay mục tiêu, không dàn trải nhiều đầu mục
• KPI với từng cá nhân hoặc bộ phận cần phải hợp lý với các nhiệm vụ và chức năng.
• Sử dụng công cụ SMART để xác định bộ chỉ số KPI bao gồm Specific (Cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Có thể đạt được), Realistic (Thực tế), Time-bound (thời hạn chi tiết).

Kpi cá nhân là gì? Chỉ số KPI phù hợp với từng phòng ban và đúng với mục tiêu chung được đánh giá là chỉ số KPI hiệu quả

Trước khi xây dựng KPI, người đại diện doanh nghiệp cần tạo một số chuẩn ngữ cảnh khác nhau của chỉ tiêu. Khi đó, người thực hiện mới có thể hiểu rõ ý nghĩa của từng chỉ tiêu trong KPI. Có một ngầm định so sánh (benchmark) giữa tên chỉ tiêu và chỉ số đo lường với một mốc nào đó, có thể là trung bình ngành, tăng trưởng hàng năm,…

Chỉ số KPI thường được xây dựng và xem xét ở cấp độ điều hành. Do đó, không nên theo dõi nhiều chỉ số hiệu suất cùng một lúc ở nhiều nơi. Ví dụ, ở cấp độ chiến lược, doanh nghiệp chỉ nên theo dõi và đo lường các chỉ số có tác động lớn nhất đến công ty mình.

>>> Xem thêm: 7 lý do năng suất làm việc của nhân viên thấp

Khái niệm KPI là gì và sức ảnh hưởng của nó đến với sự phát triển của doanh nghiệp đã được MPHR khái quát ở bài viết trên. Xây dựng chỉ số KPI phù hợp sẽ giúp bạn thúc đẩy quá trình phát triển của cá nhân và của cả doanh nghiệp. Chỉ số KPI cũng giúp đánh giá năng lực phát triển chung. Những thông tin cơ bản về KPI được MPHR cung cấp để bạn có thể hoạch định được những vấn đề xoay quanh câu hỏi kpi là gì. KPI không chỉ là chỉ số quan trọng đối với người quản lý, KPIs còn là chỉ số mà bất cứ người lao động nào cũng đều nên biết vì nó quyết định công việc hàng ngày và ảnh hưởng đến lương thưởng. Chỉ số KPI cũng cần được cân đối với mục tiêu, khả năng, cùng nhiều yếu tố khác. Cảm ơn quý độc giả đã đón đọc và đừng quên theo dõi Blog nhân sự của MPHR để cập nhật nhiều thông tin hữu ích khác nhé.