Hiểu đúng về KPI và OKR – Phương pháp xây dựng thước đo công việc

Trong quá trình phân công nhiệm vụ nhân sự hoặc các cuộc họp đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên thì chỉ số KPI và OKR được đánh giá là 2 chỉ số đặc biệt quan trọng. Chính bởi vậy, việc đưa ra được giải pháp để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, giúp công ty phân công nhiệm vụ cho nhân sự một cách hiệu quả. 

Tuy nhiên, dù đều là những thước đo trong công việc nhưng KPI và OKR vẫn có những điểm khác biệt và mục đích sử dụng khác nhau. Vậy để đánh giá chất lượng công việc, doanh nghiệp nên sử dụng KPI hay OKR. Cách xây dựng các chỉ số đo lường công việc này như thế nào? Cùng MPHR tìm hiểu và giải đáp thắc mắc này trong bài viết sau đây. 

Hiểu đúng về KPI và OKR

Có thể nói rằng, KPI và OKR đều là những chỉ số đo lường công việc quen thuộc với mỗi nhân viên, công ty. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu rõ về những chỉ số này. 

KPI là gì?

KPI là viết tắt của cụm từ Key Performance Indicators. Đây là các tiêu chí có thể đánh giá hiệu suất làm việc của một cá nhân, tổ chức, chiến lược trong một thời gian cụ thể. KPI thể hiện được mức độ hiệu quả khi thực hiện công việc đó. Chúng cũng được sử dụng để so sánh thành tích giữa các tổ chức, phòng ban, cá nhân trong một công ty.

KPI là chỉ số đo lường hiệu quả công việc

Mỗi cá nhân, phòng ban sẽ có một KPI khác nhau trong công việc. Chỉ số này được xây dựng dựa trên

• Mục tiêu chung của cả công ty, doanh nghiệp
• Mục tiêu riêng biệt của từng phòng ban trong công ty
• Năng lực làm việc của từng cá nhân thông qua những đánh giá trước đó. 

OKR là gì?

OKR là viết tắt của từ Objective Key Results. Đây là các chỉ tiêu có khả năng đánh giá kết quả thực hiện một mục tiêu công việc cụ thể. Các chỉ tiêu này được đặt trong khuôn khổ thiết lập mục tiêu và theo dõi kết quả thực hiện chúng. Vì thế OKR thường được đo lường trong một thời gian ngắn hạn. 

OKR giúp các tổ chức, phòng ban xoay quanh mục tiêu đó liên kết chặt chẽ với nhau. OKR có thể đo lường được các chỉ số như:

• Mục tiêu doanh nghiệp là gì, kết quả công ty hướng tới
• Kết quả then chốt là gì, làm như thế nào để đạt được kết quả đó. 

OKR là phương pháp quản lý theo mục tiêu 

OKR luôn hướng tổ chức đặt ra những mục tiêu thách thức để vươn lên và đạt được những kết quả vượt trội. Vì thế, chỉ số này không chỉ dùng để đánh giá hiệu suất mà còn đánh giá sự nỗ lực của mỗi người, giúp mỗi cá nhân tự nhìn nhận lại quá trình làm việc của mình. 

OKR thường được đưa ra dựa trên một số chỉ tiêu như:

• Mức độ hài lòng của khách hàng
• Mức độ tăng doanh thu định kỳ
• Mức độ hiệu suất làm việc của nhân viên
• Số lượng khách hàng được tư vấn, hỗ trợ
• Số lượng lỗi dữ liệu trong hệ thống là bao nhiêu. 

>>> Xem thêm: OGSM là gì? Sự khác biệt giữa OGSM và OKR

Sự khác biệt giữa KPI và OKR?

Cả KPI và OKR đều được sử dụng trong công ty, doanh nghiệp và hướng tới một mục tiêu đã đặt ra trước đó. Các chỉ số này thường được định lượng bằng những con số cụ thể và có ảnh hưởng tích cực đến năng suất của nhân viên, công ty. Tuy nhiên, hai chỉ tiêu này cũng có những điểm khác biệt. Cụ thể:

KPI thường là các con số cụ thể, một chỉ số độc lập để đo lường hiệu quả một công việc nào đó. Trong khi đó, OKR ngoài những con số đo lường còn cung cấp định hướng, bối cảnh để đạt được mục tiêu trong công việc. 

Về cách thể hiện: OKR thể hiện những gì doanh nghiệp muốn đạt được và các kết quả chính. KPI thể hiện những nỗ lực trong công việc của nhân viên để đạt được mục tiêu cụ thể. 

Về mục tiêu: KPI tập trung và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên trong một thời gian nhất định. OKR đánh giá sự tiến bộ, nỗ lực của nhân viên trong quá trình làm việc. 

Chỉ số KPI tốt cho thấy công ty đang làm việc ổn định. Trong khi đó, chỉ số OKR các tháng bằng nhau thì doanh nghiệp nên xem xét lại hoạt động của công ty và cố gắng cải thiện doanh thu của mình. Thông thường, OKR thường là những chỉ số mang tính tham vọng hơn, tập hợp toàn bộ sức mạnh của công ty để chinh phục những mục tiêu đó.

Trong doanh nghiệp, có rất nhiều chỉ số KPI được thực hiện và theo dõi đồng thời. Tuy nhiên, thường chỉ có một chỉ số OKR nhất định trong mỗi chu kỳ và tập trung vào một mục tiêu quan trọng đồng thời nỗ lực để hoàn thành chúng. 

Nói tóm lại, KPI và OKR khác nhau về phạm vi và đơn vị đo lường. KPI sử dụng con số chính xác để thực hiện mục tiêu hàng ngày, hàng tuần gắn với nhiệm vụ của từng cá nhân, bộ phận. Trong khi đó, OKR đánh giá về mục tiêu chung của cả doanh nghiệp và bao gồm những chiến lược để đạt được mục tiêu đó. 

Tại sao nên sử dụng KPI và OKR trong kinh doanh?

KPI trong kinh doanh giúp đánh giá hiệu suất thực hiện công việc từ góc độ đạt mục tiêu chiến lược để doanh nghiệp đưa ra quyết định cải thiện hiệu suất hay không. Dựa vào KPI, nhà quản lý có thể xem xét tình trạng doanh nghiệp và đưa ra quyết định tăng giảm nguồn nhân lực. Ngoài ra, đây cũng là yếu tố giúp công ty trả lương, thưởng phù hợp cho từng nhân viên. 

Trong khi đó OKR giúp công ty thiết lập mục tiêu, tham vọng phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Dựa vào OKR, công ty có thể tận dụng tối đa nguồn lực để đạt được mục tiêu, thúc đẩy mô hình kinh doanh ngày càng phát triển.
Chính vì thế, KPI và OKR luôn được các công ty, doanh nghiệp chú trọng trong kinh doanh. Dựa vào hai chỉ số này, công ty có phát triển theo hướng tốt nhất và đảm bảo nguồn lực gắn bó lâu dài cho doanh nghiệp. 

KPI hay OKR cần được sử dụng linh hoạt trong kinh doanh 

Các ví dụ về 2 chỉ số KPI và OKR

Ví dụ trực quan về KPI

KPI ở mỗi ngành nghề được thay đổi để phù hợp với đặc thù của ngành nghề đó. Một số ví dụ trực quan về KPI ở các ngành nghề như: 

• Ngành bán lẻ: doanh thu của từng cửa hàng, điểm bán, doanh thu bán hàng của từng nhân viên. 
• Ngành nhân sự: tỷ lệ tuyển dụng thành công của phòng nhân sự, thời gian tuyển dụng trung bình, hiệu suất tuyển dụng của từng nhân viên, tỷ lệ hao mòn máy móc,…
• Ngành kinh doanh: doanh thu bán hàng, tỷ lệ chốt đơn của khách hàng, số lượng khách hàng trung thành, số lượng khách hàng trải nghiệm sản phẩm, các cuộc gọi tư vấn đã thực hiện,…
• Ngành công nghệ: doanh thu định kỳ tính theo tháng, tỷ lệ khách truy cập website công ty, thời gian giải quyết các lỗi của máy móc,..
• Ngành chăm sóc sức khỏe: thời gian chờ đợi khám bệnh của bệnh nhân, chi phí điều trị trung bình của bệnh nhân, số lượng chương trình đào tạo theo từng tháng,…

Ví dụ về chỉ số OKR

Chỉ số OKR được đặt ra để thúc đẩy từng nhân viên trong việc đưa công ty phát triển trong một thời gian nhất định. Mục tiêu OKR được đưa ra dựa trên bối cảnh riêng của từng công ty. Một số ví dụ về OKR như sau: 

Công ty đặt mục tiêu OKR là mức tăng trưởng doanh thu trong quý 4 thêm 20%. Sau khi phân tích tình hình công ty, nhân sự, để đạt được mục tiêu này cần đạt được các kết quả như: tăng số lượng khách hàng mới thêm 100 người, tăng khách hàng tiềm năng lên 30%, cải thiện tỷ lệ giữ chân khách hàng lên 80%, tăng mức độ hài lòng của khách hàng khi trải nghiệm sản phẩm lên tới 95%.

Điều bạn không nên làm khi xây dựng KPI và OKR

Xây dựng chỉ số Kpi và OKR đúng sẽ giúp doanh nghiệp phát triển doanh thu một cách hiệu quả. Tuy nhiên, nếu xây dựng không phù hợp sẽ khiến cho tình hình công ty ngày càng thụt lùi, nhân viên mất động lực làm việc. Vậy, không nên làm gì khi đạt mục tiêu cho các chỉ số này. 

Đối với chỉ số KPI

Khi xây dựng chỉ số KPI, trước khi công ty cần xác định và so sánh chúng với mục tiêu cụ thể. Ví dụ, bạn có thể so sánh chúng với mục tiêu trung bình ngành, trung bình tăng trưởng hàng năm. Điều tối kị khi đặt KPI đó là mơ hồ mục tiêu trước mắt. Điều này sẽ khiến chỉ số KPI thất bại ngay từ vạch xuất phát. 

KPI tốt nhất nên dựa trên kết quả thực tiễn của kỳ kinh doanh trước, quý trước, tháng trước. Không nên xây dựng KPI mà không tham khảo những kết quả này cùng với nguồn nhân lực hiện tại của công ty. Khi đó, chỉ số KPI sẽ rất khó đạt được như con số đã đưa ra. 

KPI là con số đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên một cách công bằng. Do đó, khi xây dựng chỉ số KPI bạn cũng nên đặt ra những phần lương thưởng tương đương để thúc đẩy động lực làm việc của họ. Chỉ số KPI quá cao trong khi mức thưởng không phù hợp sẽ khiến nhân viên nản lòng, mất tinh thần làm việc.

Đối với OKR

Khi xây dựng OKR, nhà quản lý không nên dựa trên mong muốn cá nhân đối mà nên tham khảo ý kiến từ các bộ phận trong công ty. Quản lý các bộ phận là người hiểu rõ nhất những vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai công việc. OKR hợp lý nên được xây dựng theo mô hình kim tự tháp với nền tảng bắt đầu là nhân viên rồi đến nhà quản lý, trưởng bộ phận. Trên cùng là mục tiêu chung OKR mà công ty đề ra. 

Ngoài ra, khi xây dựng OKR hiệu quả, không nên chỉ tập trung vào việc duy trì các dịch vụ hiện tại. Thay vào đó nên đề xuất những chiến lược, kế hoạch mới cho tương lai. 

Hiểu rõ và hiểu đúng về KPI và OKR để áp dụng hiệu quả trong doanh nghiệp

OKR và KPI doanh nghiệp nên chọn phương pháp nào?

Nhiều doanh nghiệp đã tốn kém rất nhiều chi phí trong việc xây dựng các chỉ tiêu KPI nhưng kết quả không như mong đợi. Có nhiều nguyên nhân khiến điều này xảy ra tuy nhiên nguyên nhân chính và phổ biến nhất là doanh nghiệp không xác định được mục tiêu của công ty trong từng giai đoạn khác nhau. 

Nhà quản lý doanh nghiệp nên tập trung vào việc đo lường những chỉ số quan trọng thay vì đo lượng tất cả chỉ số. KPI có thể thực hiện tốt điều này. Tuy nhiên, bạn cũng cần đưa ra tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp để nhân viên hiểu được những gì họ cần làm. Khi đó, bạn cần có OKR. 

Khi sử dụng OKR, bạn có thể dễ dàng truyền đạt mong muốn mong muốn của mình khi làm việc với các đội nhóm. Những nhân viên cấp dưới sẽ là người thiết lập cách thực hiện và sử dụng công cụ để đạt được mục tiêu mà bạn muốn. 

Nhìn chung, để doanh nghiệp phát triển tốt nhất, bạn nên kết hợp sử dụng cả KPI và OKR một cách hiệu quả. OKR giúp bạn đánh giá các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp để xác định những khía cạnh cần thay đổi để có sự tác động lớn nhất đến mục tiêu chung. Trong khi đó KPI sẽ đo lường những thay đổi, điều cần cải thiện của các khía cạnh này để doanh nghiệp đạt được mục tiêu. Nói tóm lại, cả hai chỉ số này đều đóng góp vào quá trình đánh giá sự phát triển của doanh nghiệp và hiệu quả làm việc của nhân viên nếu được xây dựng và kết hợp sử dụng đúng cách. 

Cả KPI và OKR đều đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hoạt động, phát triển doanh nghiệp. Phối kết hợp hai chỉ số này một cách hiệu quả sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá các khía cạnh phát triển của công ty cũng như năng lực nhân viên. 

Trên đây là những giải đáp của MPHR về KPI và OKR trong việc quản lý hoạt động của công ty, doanh nghiệp. Hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp, công ty ứng dụng hiệu quả trong việc phát triển, đáp ứng mục tiêu chiến lược của mình. 

>>> 7 bước thiết lập mục tiêu cá nhân tích cực nhất