Sau khi nhận được mail phỏng vấn từ nhà tuyển dụng, bạn sẽ cần trả lời để xác nhận tham gia hoặc từ chối. Nhiều người vẫn chưa biết cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn sao cho hợp lý nhất. Trên thực tế, trả lời một cách nhanh chóng và chuyện nghiệp là điều rất quan trọng. Một người trả lời email tinh tế, thông minh sẽ dễ dàng gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Đây cũng là cơ hội tốt nhất để ứng viên đặt các câu hỏi liên quan sao cho họ có được sự chuẩn bị tốt nhất cho buổi phỏng vấn sắp tới. Thế nhưng, cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn chuyên nghiệp là như thế nào? Chúng ta cần lưu ý những gì khi viết mail? Các bạn hãy cùng tìm hiểu cách trả lời mail với MPHR trong bài dưới đây nhé!
Thư mục
Cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn chuyên nghiệp
Khi nhận được lời mời tham gia phỏng vấn, nghĩa là hồ sơ xin việc của bạn đã được duyệt và ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Ngay cả khi nhận được cuộc gọi mời phỏng vấn, thì bạn vẫn nên gửi mail xác nhận phỏng vấn để thể hiện độ chuyên nghiệp của bản thân. Cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn chỉn chu sẽ gồm có những nội dung sau:
Cách trả lời mail mời phỏng vấn bằng tiếng anh
Tiêu đề của mail trả lời xác nhận phỏng vấn
Tiêu đề mail là một phần không thể thiếu. Phần này được hiển thị bên ngoài, giúp người nhận quyết định có nên đọc thư hay không. Nếu thư của bạn không có tiêu đề thì dễ bị đưa vào spam và bị bỏ qua thư.
Phần tiêu đề có thể để ngắn gọn, bao gồm tên công việc và tên của bạn, ví dụ: [Họ tên] – [Vị trí tuyển dụng] – [Xác nhận/Từ chối phỏng vấn]. Cách viết tiêu đề trong mail trả lời phỏng vấn cần rõ ràng, mạch lạc để nhà tuyển dụng nắm được một cách nhanh nhất, từ đó sắp xếp thời gian phỏng vấn thuận tiện cho hai bên.
Lời chào trang trọng trong cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn
Khi nhận được mail phỏng vấn, đừng nhanh tay trả lời đi thẳng vào vấn đề mà bỏ qua phép lịch sự tối thiểu là chào hỏi và thưa gửi. Những lời chời không quá lớn, nhưng lại tạo cho người gửi email cảm giác về thái độ làm việc chuyên nghiệp, trân trọng từ người nhận.
Ví dụ mẫu lời chào trả lời thư phỏng vấn: Dear Mr/Mrs; Kính gửi công ty; Chào anh/chị,…(Tùy vào hoàn cảnh, bạn nên dùng câu chào cho phù hợp). Lời chào không bắt buộc theo khuôn mẫu, nhưng chúng ta nên chào như nào cho lịch sự nhất có thể.
Lý do viết thư trả lời mail (xác nhận/từ chối)
Lý do viết thư trả lời mail thể hiện bạn sẽ xác nhận hay từ chối công việc. Phần này bạn cần trình bày trực tiếp, vào thẳng vấn đề, tránh lan man. Ở phần này, bạn cần cảm ơn sau đó xác nhận lịch hẹn phỏng vấn, hoặc từ chối để tránh mất thời gian của nhà tuyển dụng.
Nếu nhà tuyển yêu cầu bạn lựa chọn thời gian phỏng vấn thì bạn nên chọn thời gian chính xác dựa trên lịch trình của bản thân. Một số gợi ý về phần mở cho lý do viết thư trả lời mail: ‘Cảm ơn anh/chị/quý công ty đã cho em cơ hội phỏng vấn..” , “Em xác nhận lịch hẹn phỏng vấn vào…”
Hỏi thêm những thông tin và yêu cầu (nếu có)
Phần này trong cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn để bạn đưa những thắc mắc về buổi phỏng vấn như giấy tờ, hồ sơ cần mang theo khi phỏng vấn. Nếu không có lưu ý gì về những thông tin khác, bạn có thể bỏ qua phần này để đến phần cảm ơn của email.
Lời cảm ơn
Một email lịch sự luôn được kết thúc bằng lời cảm ơn. Vì vậy, chúng ta hãy luôn đảm bảo cách trả lời email của nhà tuyển dụng có lời cảm ơn, xem như lời kết thúc, hoặc câu kết thay cho phép lịch sự tối thiểu. Nếu như bạn đã có lời chào đầu, thì bạn cũng nên có lời chào tạm biệt phía dưới, và lời cảm ơn chính là thay cho lời chào tạm biệt.
Ví dụ: Xin trân trọng cảm ơn/ Trân trọng/ Thân mến,
Nguyễn Văn A/ Nguyễn Thị B
Chữ ký cuối mail
Chữ ký cuối mail là thông tin khá hữu ích khi bạn sử dụng email. Chữ ký cuối mail có thể ghi bằng tên bạn hoặc tên trường bạn đang học, hoặc nơi bạn đang công tác, kèm theo địa chỉ, số điện thoại và email làm việc. Trong trường hợp có vấn đề gì phát sinh, nhà tuyển dụng có thể liên lạc với bạn qua những thông tin đó. Vì vậy, chữ ký cuối mail vô cùng cần thiết.
Nhưng lưu ý trong cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn
Dù chỉ là trả lời mail phỏng vấn nhưng chúng ta cũng cần lưu ý những thông tin được MPHR chia sẻ dưới đây để tránh mắc phải sai lầm không đáng có, đồng thời giúp nhà tuyển dụng ấn tượng với chúng ta hơn.
Cách phản hồi thư mời phỏng vấn
Thời gian trả lời thích hợp
Thời gian thích hợp nhất để trả lời email xác nhận phỏng vấn chính là ngay sau khi nhận được thư mời hoặc cuộc gọi mời phỏng vấn. Trong trường hợp chúng ta không thể check mail thường xuyên thì cố gắng trả lời mail từ nhà tuyển dụng càng sớm càng tốt trong ngày.
Đối với những ứng viên đang cần tìm việc, hãy liên tục kiểm tra email thường xuyên để tránh trường hợp mail nằm trong mục spam hoặc bị trôi mail. Bên cạnh đó, nếu email của nhà tuyển dụng chưa nhắc đến phần thời gian phỏng vấn, bạn có thể chủ động đưa ra khoảng thời gian phù hợp để nhà tuyển dụng sắp xếp lịch phỏng vấn với bạn. Đây cũng là cách trả lời email xác nhận phỏng vấn rất hiệu quả.
Câu văn rõ ràng, không có lỗi chính tả
Đừng quên rằng, một người chuyên nghiệp sẽ không bao giờ mắc lỗi chính tả. Phần nội dung thư nên trình bày rõ ràng, không dài dòng vì nhà tuyển dụng không có nhiều thời gian để đọc. Đi kèm với việc trả lời email nhanh chóng, tính cách của bạn cũng được thể hiện qua câu chữ. Hãy luôn cẩn thận, đừng để mắc những lỗi nhỏ nhất khi chưa gặp mặt nhà tuyển dụng nhé!
Hỏi về giấy tờ và các thông tin cần thiết
Thông thường, các nhà tuyển dụng yêu cầu bạn mang theo CV khi tham gia phỏng vấn. Thế nhưng, một vài công ty có thể yêu cầu thêm những tài liệu khác như chứng minh thư, sơ yếu lý lịch,…Vậy nên, trong email, bạn cần chủ động hỏi về những giấy tờ mà bạn cần mang theo hoặc những thông tin bạn muốn nhà tuyển dụng cung cấp.
Những câu hỏi nên hỏi nhà tuyển dụng
Một số mẫu trả lời mail xác nhận phỏng vấn hay
Nếu như các bạn chưa hình dung ra cách viết mail xác nhận phỏng vấn như nào, bạn có thể tham khảo ngay những cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn dưới đây bằng tiếng Việt và tiếng Anh.
Mẫu trả lời mail xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Việt
Tiêu đề/ Object: THƯ XÁC NHẬN PHỎNG VẤN – CHUYÊN VIÊN MARKETING – NGUYỄN VĂN A
Dear Ms.Loan,
Đầu tiên, em xin được cảm ơn chị đã dành thời gian xem hồ sơ và cho em cơ hội được tham gia phỏng vấn vị trí Chuyên viên Marketing. Em cảm thấy rất hào hứng khi được tìm hiểu thêm về cơ hội này và mong sớm được gặp chị trong đợt phỏng vấn
Em xin xác nhận thời gian phỏng vấn mà quý công ty đã đề nghị, vào lúc 14:00 thứ 4 ngày 22/12/2021. Em sẽ đến đúng như đã hẹn ạ.
Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn chị cho lời mời phỏng vấn này.
Trân trọng,
(Chữ ký mail)
Mẫu trả lời mail xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh
Tiêu đề: CONFIRMATION LETTER – MARKETING EXECUTIVE – NGUYỄN VĂN A
Dear MS Loan,
Thank you very much for inviting me to interview for Marketing Executive. I’m very excited about the opportunity to learn more about the position and I look forward to meeting you to discuss my background in further detail.
I confirm the date as you suggested, 2:00 pm Wednesday, December 22, 2021, at your company. If you need any further information, please reply to let me know.
One more time, I thank you for your invitation.
Best Regards,
Các vấn đề trong tuyển dụng nhân sự
Tóm lại, khi viết mail trả lời xác nhận phỏng vấn, chúng ta nên cố gắng duy trì sự tích cực và chỉ cần trả lời ngắn gọn, đầy đủ, đơn giản nhất có thể. Mặc dù có nhiều cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn khác nhau, nhưng điều quan trọng nhất vẫn là trả lời đúng thời điểm. Bạn không cần phải lo lắng rằng việc phản hồi ngay lập tức khiến nhà tuyển dụng nghĩ rằng bạn không còn cơ hội với các công ty khác. Đặc biệt hơn, khi bạn biết cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn bằng tiếng Anh và tiếng Việt một cách đơn giản, rõ ràng, bạn sẽ tự tin hơn, không còn phải lo lắng trong giao tiếp. Hãy nhớ rằng, luôn nhanh chóng trả lời các chi tiết yêu cầu, cảm ơn nhà tuyển dụng đã liên hệ và sau đó chờ phản hồi tiếp theo.
Bạn cũng có thể tham khảo thêm về nhóm tính cách INFJ là gì trong bài viết mới nhất của chúng tôi nhé!
>> Từ khóa liên quan: Cách trả lời đã nhận được mail, cách trả lời email xác nhận thông tin, trả lời thư mời phỏng vấn lần 2, trả lời email phỏng vấn bằng tiếng anh, trả lời email nhận việc
